Stock opname adalah bagian penting untuk mempertahankan stok barang yang akurat dan memastikan bisnis Anda berjalan dengan lancar. Tapi itu bisa memakan waktu dan membosankan—kecuali jika Anda memiliki tip dan trik yang tepat untuk membuat keseluruhan proses lebih cepat, lebih mudah, dan lebih efisien.
Berikut ini beberapa saran tentang cara melakukan stock opname agar mendapatkan hasil maksimal.
1. Otomatiskan Pengumpulan Data Jika Memungkinkan
Otomasi sangat membantu jika dilakukan dengan stock opname, karena tidak hanya mengurangi upaya manual untuk menghitung dan mencatat persediaan barang, tetapi juga mengurangi ruang untuk kesalahan entri data.
Dengan pengaturan yang tepat, Anda dapat mengatur penghitung otomatis yang terintegrasi sempurna dengan sistem stock opname Anda, memungkinkan Anda untuk memindai barcode dan langsung mendapatkan informasi pada setiap item. Ini membuat prosesnya jauh lebih cepat dan lebih akurat.
Otomasi sangat berguna dengan stock opname saat menangani stok barang dalam jumlah besar, karena petugas audit dapat dengan mudah melakukan pengaturan ulang sesuai kebutuhan.
Dan karena penghitung otomatis pada stock opname terhubung ke sistem Anda secara real time, maka setiap perubahan pada stok barang Anda akan segera terlihat, memberi Anda informasi terkini tentang lokasi inventaris Anda.
Selain itu, banyak dari sistem stock opname menyertakan laporan pra-konfigurasi yang siap untuk Anda gunakan, dan bahkan dapat membantu memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang.
2. Simpan Catatan dan Analisa Stok Barang Secara Teratur
Sangat penting untuk menyimpan catatan akurat Anda dan terbaru dari hasil proses stock opname. Dengan cara ini Anda dapat memantau data persediaan barang atau menemukan kemungkinan perbedaan dalam data, sehingga memungkinkan Anda melakukan tindakan segera jika diperlukan.
Anda juga harus mengawasi analitik utama seperti rasio perputaran stok, biaya barang yang dikonsumsi, dan stok barang lama, yang mungkin mengindikasikan perlunya penyelidikan lebih lanjut terhadap proses stock opname.
Selain itu, Anda harus memantau perbandingan stok yang tersedia dalam catatan Anda. Bila dilakukan secara teratur, perbandingan ini akan membantu Anda membuat penyelarasan visual dari stok fisik dengan inventaris yang disajikan aplikasi stock opname, sehingga memungkinkan Anda untuk melihat perbedaan apa pun dan mengambil tindakan segera jika perlu.
Menggunakan kedua teknik ini bersama-sama dapat membantu meningkatkan akurasi dan keandalan proses stock opname Anda.
3. Gunakan Pemindaian Barcode Untuk Memudahkan Entri Data
Salah satu cara terbaik untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat proses stock opname adalah dengan menggunakan teknologi pemindaian barcode. Ini akan membuat entri data lebih sederhana dan lebih cepat, memungkinkan Anda memvalidasi dan memperbarui catatan inventaris dengan cepat.
Hal ini tidak hanya mengurangi potensi kesalahan manusia tetapi juga menghilangkan entri data manual yang membosankan yang dapat menghabiskan banyak waktu. Dengan pemindaian barcode, lebih mudah untuk mengukur dan melacak tingkat stok Anda secara akurat dalam waktu nyata.
Menggunakan pemindai barcode membantu memastikan entri data yang akurat, karena secara otomatis mendaftarkan nomor barang, harga, tanggal kedaluwarsa, dan informasi relevan lainnya. Hal ini mengurangi kesalahan manusia, membuat pengambilan stok lebih sedikit memakan waktu dan lebih akurat. Ini juga merampingkan seluruh proses inventarisasi.
Jika pemindai membaca barcode pada produk secara akurat dan cepat, maka Anda juga dapat dengan cepat menghitung stok barang. Selain itu, pemindai barcode genggam memungkinkan Anda melakukan audit inventaris dari mana saja, baik di toko ataupun gudang, sehingga informasi database utama Anda dapat segera diperbarui.
Kegiatan tersebut menghilangkan dokumen fisik yang tidak perlu dan membantu Anda bekerja lebih lancar dan lebih efisien secara keseluruhan.
4. Optimalkan Petugas Audit Untuk Efisiensi Maksimum
Memilih petugas yang tepat untuk melakukan stock opname sangat penting untuk keberhasilan proses. Pastikan Anda memiliki penanggung jawab yang berpengalaman yang dapat mengoordinasikan proses dan meminimalkan kesalahan.
Selain itu, minimalkan jumlah pekerja yang melakukan tugas inventaris – lebih baik memiliki dua orang yang melakukan satu pekerjaan dengan cepat daripada empat orang yang bekerja dengan kecepatan lambat.
Terakhir, tentukan tugas agar setiap orang dapat fokus pada tugas mereka tanpa gangguan atau alur kerja yang tumpang tindih.
Pada tahap awal stock opname, usahakan untuk mengatur inventaris Anda dengan baik agar prosesnya terlaksana lebih lancar. Jika memungkinkan, urutkan dan atur item ke dalam kategori tertentu di ruang yang ditentukan. Ini akan membantu mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari tahu di mana item berada atau duplikat item yang tidak perlu saat petugas mengerjakan catatan inventaris.
Tip bermanfaat lainnya adalah memastikan bahwa petugas memiliki koneksi yang andal ke departemen lain atau anggota staf yang memiliki informasi yang diperlukan saat dibutuhkan – memiliki seseorang yang dapat menjawab pertanyaan secara real time dapat meningkatkan efisiensi secara drastis.
5. Gunakan Data Laporan Lengkap untuk Mengidentifikasi Tren dan Mengatasi Masalah
Setelah stock opname Anda selesai, saatnya untuk beralih ke fase pelaporan. Di sinilah Anda akan dapat mengidentifikasi perbedaan apa pun, serta area yang mungkin memiliki potensi masalah di masa mendatang. Fitur data laporan yang lengkap dapat membantu Anda menelusuri data dan mendeteksi tren atau pola yang mungkin menunjukkan masalah sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Selain itu, laporan ini juga dapat memberikan informasi tentang area di mana proses dan kegiatan inventaris Anda dapat ditingkatkan.
Misalnya, fitur pelaporan lanjutan pada aplikasi stock opname ini memungkinkan Anda mengelompokkan data menurut kategori atau pemasok. Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk menentukan pemasok mana yang menghasilkan paling banyak penjualan, kerugian, dan penyesuaian stok terbanyak.
Informasi semacam ini sangat berharga untuk proaktif mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan penyelidikan lebih lanjut untuk membuat proses inventaris Anda berjalan seefisien dan seakurat mungkin. Selain itu, dengan fitur semacam ini di ujung jari Anda, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan laporan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Stock Count adalah aplikasi stock opname berbasis Android GRATIS yang digunakan untuk menghitung dan mengontrol inventaris fisik menggunakan ponsel Android dan barcode scanner, sehingga proses menghitung inventaris menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien serta dapat dilakukan di mana saja, kapan saja.
DOWNLOAD GRATIS di Google PLAYSTORE:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.sterling.stockcount&hl=en
Lalu bagaimana cara memasukan hasil hitung inventory fisik dari aplikasi stock count ke dalam SAP Business One? Lanjut baca disini Aplikasi Stock Count Lebih Cepat & Akurat Untuk Hitung Inventory