Salah satu keputusan strategis yang kami rasa penting dan menjadi salah satu kunci penentu dalam implementasi sistem ERP adalah, memutuskan apakah pada pada saat sistem baru mulai berjalan (go live), sistem lama akan tetap digunakan?
Atau sistem lama langsung tidak digunakan lagi? misalnya tanggal 1 Januari 2018 adalah jadwal sistem baru mulai digunakan, setelah proyek berjalan selama 6 bulan.
Lalu apakah sistem lama masih digunakan atau langsung dihentikan penggunaannya?
Dari sisi user atau pengguna, umumnya langsung memutuskan atau paling tidak berpikir bahwa pada saat sistem baru Go Live, setidaknya masih akan paralel terlebih dahulu dengan sistem lama selama beberapa waktu tertentu, misalnya 3 bulan.
Alasan klasik dan relevan adalah, agar aman supaya apabila nanti sistem baru terjadi masalah, maka operasional perusahaan tidak terganggu karena masih ada back up sistem lama.
Hmmm…. Sound Perfect. Ya sudah maka diputuskan untuk paralel.
Karenanya kita sering mendengar proyek yang tidak pernah berakhir (Never Ending Project).
Proyek yang tak pernah berakhir ini, menurut pengamatan kami, salah satunya dikarenakan paralel run pada saat go live sistem baru dan lama tanpa ada batas waktunya.
Sehingga setelah go live pun, user masih menginput di sistem lama, dan tidak jelas kapan waktu selesainya dan apa parameternya.
Mengapa user jarang sekali memilih opsi Cut Off? Alasannya karena user merasa pada saat pergantian sistem, apabila sistem lama langsung “dimatikan” maka apabila terjadi “sesuatu” pada sistem baru, operasioal perusahaan bisa terganggu.
Misalnya, perusahaan tidak bisa melakukan pengiriman barang, penagihan, dan lain sebagainya yang berakibat kepada kerugian.
Berdasarkan pengalaman, kami mencoba membuat rangkuman daftar perbandingan Paralel Run vs Cut Off:
PARALEL RUN
Pro:
- Aman secara bisnis. Apabila terjadi sesuatu masih ada sistem lama sehingga bisnis tidak akan terganggu.
Cons:
- Melelahkan untuk user, karena pada saat live sistem baru, user harus menginput data dua kali, di sistem yang lama dan baru. Lalu membandingkan laporan dari kedua sistem untuk menguji apakah sistem baru sudah sama dengan sistem lama. Ini yang kadangkadang menjadikan “never ending project”, karena data yang diinput tidak pernah terkejar ke dalam dua sistem tersebut.
Lalu pemeriksaan dua laporan tidak pernah selesai karena kesibukan operasional. - Persepsi dan respon user pada saat proyek berjalan.
Pada saat proyek implementasi ERP memasuki fase testing user diminta berkomitmen untuk melakukan testing dengan serius. Hal ini menjadi momen yang sangat penuh tantangan. Kalaupun user melakukan testing, biasanya secara tidak sadar, mereka tidak akan mengerahkan energinya 100%. Kenapa? Karena mereka mengganggap “aman”, nanti juga masih ada sistem lama pada saat kita Go Live. Kita semua tahu, kira-kira kemana point ini mengarah? Apabila user tidak serius 100%, apa yang kita harapkan pada saat sistem go live? Lalu user akan melakukan entry transaksi 2 kali, di sistem lama dan baru. Nah, di sinilah sebenarnya user baru melakukan testing. Cerita selanjutnya anda semua sudah mengetahuinya. - Perpindahaan data dari sistem lama ke sistem baru khususnya saldo awal seperti stock awal, balance hutang-piutang, biasanya tidak ditangani dengan serius karena menganggap sistem yang lama masih tersedia.
CUT OFF
Pro:
- Pada saat go live user hanya input 1x pada sistem baru, sistem lama sudah langsung dimatikan pada saat sistem baru berjalan.
- Pada saat proyek implementasi ERP berjalan, user akan menjadikan tahap testing lebih serius karena saat testing inilah kesempatan untuk melakukan uji coba secara lengkap. Pada saat go live maka semua sudah harus tersedia dengan baik guna mendukung operasional.
- Perpindahan data jelas, karena pada saat tanggal Cut Off yang ditentukan, saldo dari sistem lama harus dipindahkan ke sistem baru. Mulai dari stok, hutang, piutang dan aset.
Cons:
- Apabila terjadi “sesuatu” pada sistem baru, maka bisa berakibat fatal, operasional menjadi terhambat atau malah bisa sama sekali terhenti.
Melihat dari kelebihan dan kekurangan dari Strategi Go Live sistem IT baru, tentu keduanya memiliki resiko.
Semuanya diserahkan kepada Manajemen Proyek yang menangani dengan melihat kepada kondisi user, kompleksitas bisnis proses, dan kompleksitas data.
Kami sendiri sudah memutuskan untuk memilih Cut Off Strategy dalam semua proyek implementasi SAP Business One dimana kami terlibat. Tentunya dengan hasil yang lebih optimal.
Bagaimana dengan Anda?
7 point kunci lainnya yang berpengaruh pada kesuksesan implementasi ERP System:
- Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
- Jebakan harapan / Ekspektasi
- Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
- Manajemen persiapan data
- Training
- Testing, testing dan testing
- Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
