SAP B1 (Business One): Pengertian dan Implementasi

Apa itu SAP Business One? … Mungkin anda pernah menanyakan hal ini ketika sedang berdiskusi dengan teman anda yang bekerja di perusahaan lain. Atau ketika sedang meminta saran sistem ERP apa yang cocok untuk perusahaan anda. Anda tidak sendirian, masih banyak orang yang masih belum mengenal atau bahkan mendengar mengenai SAP B1.

SAP (System Application and Product in data processing) merupakan sebuah software atau perangkat lunak yang menyediakan modul-modul lengkap yang saling terhubung / terintegrasi satu sama lain, untuk membantu mengatur pengelolaan manajemen bisnis mulai dari yang berskala kecil, menengah sampai besar.

Solusi SAP Business One ini dikenal sebagai salah satu sistem ERP (Enterprise Resource Planning) kelas dunia yang bertujuan untuk membantu menyederhanakan proses bisnis dan mengotomatisasi fungsi bisnis utama di bagian keuangan, peluang & penjualan, pembelian & rantai pasokan, perencanaan produksi & pengendalian persediaan, manajemen proyek, dan analisa & intelijen bisnis.

Dengan informasi yang lengkap, anda dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat berdasarkan informasi realtime dan pada akhirnya akan dapat membantu untuk meningkatkan keuntungan bisnis anda.

Sebelum kita membahas lebih detail mengenai SAP B1, mari kita lihat sejarah nya terlebih dahulu.

Sejarah Perusahaan SAP

Perusahaan SAP pertama kali didirikan pada tanggal 1 April 1972 dengan kantor pusat yang berada di Walldorf – Jerman. Perusahaan ini didirikan oleh 5 orang yang sebelumnya bekerja di IBM :

Dietmar Hopp
Hasso Plattner
Hans-Werner Hector
Klaus Tschira
Claus Wellenreuther

Pertama kali sistem yang dibangun dan dipasarkan pada tahun 1973 hanyalah sistem untuk Financial Accounting. Namun berjalannya waktu setiap modul-modul nya ditambahkan sehingga menjadi satu kesatuan yang lengkap dan saling terintegrasi satu sama lain. Dan selanjutnya berkembang:

R/2 pada tahun 1982
R/3 pada tahun 1993
SAP All-in-One dan SAP B1 pada tahun 2006
SAP Business ByDesign pada tahun 2007
SAP Hana, yang merupakan platform basis data pada tahun 2011
SAP S/4Hana pada tahun 2015

Sejarah SAP Business One

Pada awalnya diluncurkan pada tahun 1996 dengan nama “Menahel” atau dalam bahasa Indonesia berarti “Manajer”, dan diluncurkan ke pasar Eropa dan Amerika Latin dengan nama “TopManage” pada tahun 2000. Pada saat itu, “Menahel” atau “TopManage” belum dimiliki oleh SAP.

Baru pada tahun 2002, SAP membeli “TopManage” dan merubah namanya menjadi “SAP Business One”. Dengan adanya sistem ini, SAP lebih bisa menjangkau perusahaan-perusahaan kecil yang sebelumnya tidak mampu untuk membeli sistem SAP.

Fungsi-Fungsi Utama SAP Business One

Walaupun ditujukan untuk digunakan pada perusahaan kecil dan menengah, namun fungsi dan fitur yang disediakan pada SAP B1 cukup lengkap:

Administration, fungsi ini digunakan untuk melakukan setup inti dari aplikasi SAP B1.
CRM, digunakan untuk mencatat dan mengintegrasikan aktifitas dari team sales dengan modul-modul lainnya.
Financial, dimana di dalamnya tercakup setup dan konfigurasi Chart of Account, serta pembuatan jurnal manual untuk keperluan finansial dan akunting.
Opportunities, fungsi yang digunakan dalam proses lead generation, dengan mencatat potensi penjualan dan pembelian.
Sales – A/R, untuk mengatur & mencatat proses penjualan mulai dari proses Penawaran – Perintah Penjualan – Pengiriman – sampai dengan Penagihan ke pelanggan/kustomer.
Purchasing – A/P, untuk mengatur & mencatat proses pembelian mulai dari poses Penawaran – Perintah Pembelian – Penerimaan barang – sampai dengan Penagihan dari penjual/supplier.
Business Partner, modul yang digunakan untuk mencatat master data prospek, pelanggan dan supplier.
Banking, digunakan untuk mencatat proses pembayaran ke supplier atau penerimaan pembayaran dari pelanggan.
Inventory, modul yang digunakan untuk menyimpan master data barang serta mencatat stok maupun transaksi perpindahan atau keluar/masuk barang.
Resources, modul yang digunakan untuk mencatat master data sumber daya (mesin atau tenaga kerja) yang digunakan dalam proses produksi.
Production, mencakup pencatatan master data untuk Bill of Material, serta perintah produksi. Termasuk di dalamnya penggunaan material dan penerimaan barang jadi hasil produksi.
Project Management, modul yang digunakan untuk memudahkan anda dalam mengatur dan memonitor proyek-proyek anda.
Material Requirements Planning (MRP), membantu merencanakan kebutuhan barang pada proses penjualan / produksi.
Service, modul yang digunakan untuk manajemen kontrak service semisal layanan service pada barang-barang elektronik yang menggunakan kartu garansi.
Human Resources, modul yang digunakan hanya untuk menyimpan informasi master data karyawan.

Walaupun setiap modul memiliki kegunaan dan fungsinya masing-masing, namun setiap modul SAP Business One ini saling terintegrasi satu sama lain.

Dan kelebihan SAP Business One adalah Anda dapat melihat relasi / hubungan antar dokumen dengan mudah.

Hal ini tentu saja akan sangat memudahkan bagi staff anda ataupun team audit dalam menelusuri suatu proses atau dokumen.

Dengan fungsi-fungsi yang ada, dapat dikatakan bahwa SAP B1 di desain khusus untuk bisnis anda jika dilihat dari berbagai segi:

Lengkap – Semua bisnis yang penting (Accounting, Customer Relationship Management (CRM), operasi, penjualan, pemasaran, service, pergudangan, dan lainnya) menjadi satu secara out of the box. fungsi yang lengkap dan kontrol yang lebih baik membantu anda menjalankan proses bisnis anda secara profesional.
Kombinasi – Semua fungsi bisnis terdapat dalam satu paket, yang membuat mereka mudah untuk membuat, menggunakan, dan mengoptimalkan. Integrasi dengan sistem lain adalah paket integrasi standar atau antarmuka pemrograman aplikasi yang terbuka (API).
Luas – Sebuah platform yang fleksibel dengan 50 lokalisasi dan 28 bahasa. Lebih dari 500 solusi pra-terpadu, industri-spesifik dan solusi horisontal, semua tersedia melalui SAP partner.
Inovasi – Di tawarkan melalui perangkat mobile dan menyediakan data secara real time.
Terjangkau – Anda bisa mulai dengan implementasi dasar on-premise dengan beberapa pengguna. Atau gunakan paket starter** yang meliputi perangkat lunak dan implementasi, lebih murah dan cepat, pilihan berisiko rendah dengan kapasitas terbatas untuk pengguna sampai dengan lima. Sebuah solusi cloud yang tersedia untuk biaya bulanan.

Investasi / Harga SAP Business One

SAP Business One adalah software manajemen bisnis atau software ERP yang di desain khusus bagi usaha kecil hingga menengah. Setiap proses bisnis pastinya membutuhkan ketelitian dan perhatian khusus agar bisnis bisa berjalan lancar hingga meraih kesuksesan. Agar proses bisnis dapat berjalan dengan mudah, tidak sedikit pengusaha yang mengadopsi program SAP agar dapat membantu setiap langkah proses nya.

Ada beberapa komponen yang harus dihitung dalam implementasi SAP B1:

Lisensi SAP B1
Jumlah dan tipe lisensi yang dipergunakan ditentukan berdasarkan jumlah user yang akan menggunakan sistem dan role dari masing-masing user tersebut.
Implementasi
Lamanya waktu dan biaya implementasi dipengaruhi oleh beberapa komponen:
- Kompleksitas bisnis proses
- Jumlah master data
- Jumlah pengguna/user
Server dan perangkat keras pendukung lainnya

Keunggulan SAP Business One

1. Bisa diakses menggunakan perangkat apapun dan dari mana saja

Aplikasi ini cukup mudah dalam penggunaannya dan fleksibel. Anda dapat mengakses nya kapan pun dan dimanapun, dengan memakai perangkat apapun. Sistem SAP dapat dioperasikan dengan menggunakan basis data Microsoft SQL Server ataupun menggunakan SAP Hana

2. Mendukung pengembangan Bisnis

Penggunaan software SAP juga mendukung usaha anda yang ingin dikembangkan ke mancanegara. Hal ini dapat dilihat dengan adanya layanan hingga 27 bahasa dalam 43 versi negara.

3. Mampu memenuhi kebutuhan perubahan Perusahaan

Ketika usaha anda berkembang, maka sistem ini mampu memberikan kemudahan untuk menyesuaikan dan memperluas pemakaian program SAP sesuai perubahan bisnis perusahaan anda.

Dengan demikian, biaya investasi yang dikeluarkan untuk implementasi SAP B1 ini akan sebanding dengan hasil yang didapatkan nantinya.

Implementasi SAP Business One

Karena ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah, proses implementasinya tidak terlalu sulit dan tidak terlalu memakan waktu seperti pada implementasi SAP S4/Hana. Namun yang pasti, kebutuhan biaya dan waktu implementasi tergantung dari beberapa faktor seperti jumlah pengguna, jumlah data dan kompleksitas bisnis proses.

Sebagai contoh, di perusahaan retail biasanya jumlah pengguna sistem SAP B1 nya tidak banyak, namun kompleksitas bisnis retail di Indonesia maupun jumlah data barang yang sangat besar (yang dapat mencapai ratusan ribu hingga jutaan) yang berpengaruh terhadap kebutuhan waktu implementasinya.

Dikarenakan biasanya saat perusahaan berencana menggunakan sistem baru, mereka ingin agar data-data yang dipergunakan selama ini juga dirapihkan. Misal :

Penamaan kode item di rapihkan dan di seragamkan.
Item-item yang sudah tidak ada stok tidak dipergunakan lagi.
Pengkategorian barang di sesuaikan lagi agar dapat menghasilkan laporan sesuai kebutuhan.

Pada perusahaan manufaktur, biasanya yang menjadi penentu adalah jumlah user dan kompleksitas bisnis proses.
Lain hal nya pada perusahaan distribusi / trading, dimana salah satu aspek yang berpengaruh adalah jumlah data customer nya yang dapat mencapai ribuan.

Beberapa tahapan penting dalam proses implementasi SAP Business One adalah:

Persiapan proyek
Memberikan pemahaman kepada seluruh team project mengenai kerjasama, commitment dan tanggung jawab dari setiap user.
Cetak biru proses bisnis
Konsultan dan user mendiskusikan proses bisnis yang sedang berjalan dan hal-hal apa yang bisa diimprove atau disesuaikan dengan sistem SAP B1.
Realisasi
Proses konfigurasi, development, training dan testing sesuai dengan bisnis proses yang telah disepakati saat fase “Business Blueprint”.
Persiapan akhir
Persiapan akhir untuk go-live sistem baru, antara lain finalisasi master data, cut off strategy.
Go Live dan Support

Namun di dalam proses nya, kita sering mendengar ada perusahaan yang dapat menggunakan sistem yang ada dengan sukses, namun tidak demikian di perusahaan lainnya. Padahal kedua perusahaan tersebut menggunakan sistem yang sama dan memiliki bisnis proses yang sama.

Dari beberapa data pernah kami coba kumpulkan sepanjang tahun 1994 – 2015, angka kesuksesan implementasi sistem selama 20 tahun hanya berada di kisaran 20% – 35%.

Hal ini sangat mengejutkan. Karena berarti dari setiap 3 sampai 5 proyek implementasi sistem ERP, hanya ada 1 proyek yang berhasil.

Implementasi SAP tidaklah mudah. Perusahaan yang ingin menggunakan aplikasi ini perlu bantuan dan bimbingan dari pihak yang telah bekerja sama dengan SAP. Baik yang telah memiliki kategori sebagai SAP Gold Partner maupun yang memiliki kategori sebagai SAP Premium Partner.

Dari sisi internal perusahaan sendiri kesulitan-kesulitan yang dialami dapat berupa:

Penyesuaian proses bisnis dengan fungsi dan fitur yang tersedia dalam aplikasi SAP.
Adanya benturan datau permasalah dengan pihak-pihak tertentu.
Kultur perusahan yang sulit untuk diubah.

Dari pengalaman-pengalaman kami dalam melakukan implementasi SAP B1 di perusahaan-perusahaan customer, ada beberapa hal yang menjadi kunci utama kesuksesan dalam implementasinya, yaitu :

Kesemua point kunci ini ada di dalam setiap tahapan implementasi, sesuai dengan aktifitas dan kepentingannya.

Jenis Industri yang Menggunakan SAP

SAP B1 merupakan solusi sistem ERP yang dibangun secara global oleh SAP untuk semua jenis industri. Namun masing-masing industri pasti memiliki keunikan bisnis proses nya sendiri, baik itu industri retail, industri manufaktur, industri distribusi atau trading, industri otomotif bahkan sampai dengan industri komoditas dan peternakan.

Disitulah titik pentingnya pemilihan partner SAP Business One. Anda harus mampu melihat dan menganalisa secara jeli partner mana yang memiliki kemampuan untuk bisa memberikan solusi dan menjadi teman berdiskusi saat proses implementasi.

Semakin konsultan tersebut fokus di industri tertentu, maka semakin matang solusi yang dimiliki.

PT Sterling Tulus Cemerlang selaku Gold Partner SAP, berfokus pada 4 industri, yaitu:

Manufaktur
Distribusi/Trading
Retail
Komoditas & Peternakan

Bagaimana SAP B1 dapat membantu perusahaan-perusahaan di Indonesia dalam mengatur bisnis mereka, dapat dilihat pada video berikut :

Informasi mengenai perusahaan-perusahaan yang telah menggunakan SAP B1 dapat dilihat di klien PT. Sterling Tulus Cemerlang