Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis yang efisien dan terorganisir. Mengembangkan SOP dapat memakan waktu, tetapi dengan alat dan panduan yang tepat, hal itu tidak harus berlebihan. Dalam panduan ini, Anda akan menemukan proses langkah demi langkah cara membuat Standar Operasional Prosedur Anda sendiri.
Identifikasi Mereka yang Terlibat dalam Penyusunan SOP
Setelah Anda memiliki rencana untuk menyusun SOP, penting untuk menentukan siapa saja dalam organisasi Anda yang perlu dilibatkan dalam pembuatan, revisi, dan implementasi SOP. Identifikasi ini dilakukan untuk menjamin bahwa SOP yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas unit kerja, serta dapat diimplementasikan dengan efektif dan efisien.
Individu atau kelompok yang dapat terlibat dalam penyusunan SOP meliputi:
- Staf yang bertanggung jawab atas fungsi atau proses tertentu dalam organisasi
- Manajer atau supervisi dari unit kerja yang terkait
- Departemen HR atau SDM
- Departemen kualitas atau audit intern
- Departemen legal atau peraturan
- Departemen risiko atau keamanan
Setelah identifikasi tersebut, maka setiap individu atau kelompok yang terlibat harus memiliki peran yang sesuai dalam proses penyusunan dan implementasi SOP yang ditetapkan.
Teliti Prosesnya dan Apa yang Anda harapkan dari Setiap Peran yang Terlibat
Setelah Anda mengidentifikasi siapa yang harus terlibat dalam proses pengembangan SOP, Anda dapat mulai meneliti prosedur dan peran berbeda-beda tergantung pada individu atau kelompok yang terlibat.
Beberapa peran yang mungkin dapat diberikan kepada individu atau kelompok yang terlibat dalam proses penyusunan dan implementasi SOP adalah sebagai berikut:
- Penyusun: Bertanggung jawab untuk menyusun SOP baru atau mengubah SOP yang sudah ada. Mereka harus memiliki pengetahuan dan kompetensi yang cukup tentang proses atau fungsi yang dibahas dalam SOP
- Reviewer: Bertanggung jawab untuk melakukan review terhadap SOP yang dibuat atau diubah. Mereka harus memiliki pemahaman yang baik tentang proses atau fungsi yang dibahas dalam SOP, serta dapat memberikan masukan yang berguna untuk perbaikan SOP.
- Approver: Bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak SOP yang dibuat atau diubah. Mereka harus memiliki pemahaman yang baik tentang proses atau fungsi yang dibahas dalam SOP, serta dapat menilai apakah SOP tersebut sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku.
- Implementer: Individu atau kelompok yang bertanggung jawab untuk menerapkan SOP yang ditetapkan. Mereka harus memahami SOP dan dapat menerapkannya secara efektif dan efisien dalam unit kerja yang mereka tangani.
- Auditor: Bertanggung jawab untuk melakukan audit terhadap implementasi SOP. Mereka harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang SOP dan dapat menilai apakah SOP tersebut diterapkan dengan benar.
- Trainer: Bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan tentang SOP kepada staf yang terlibat dalam proses atau fungsi yang dibahas dalam SOP.
Itu hanya beberapa peran yang dapat diberikan, peran yang sesuai dapat berbeda-beda tergantung pada organisasi atau unit kerja yang bersangkutan dan kebutuhan yang diharapkan.
Cara membuat Standar Operasional Prosedur yang paling mudah adalah mulailah dengan mengumpulkan contoh dari organisasi lain dengan model serupa sehingga Anda memiliki gambaran umum tentang bagaimana SOP mereka disusun. Selain itu, berkonsultasi dengan pakar yang relevan atau pihak luar dapat membantu Anda menyempurnakan rencana Anda sendiri dan memberikan pemahaman yang lebih baik kepada setiap orang di tim tentang apa yang diharapkan dari mereka.
Buat Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP)
Setelah Anda mengumpulkan semua penelitian dan masukan yang diperlukan, saatnya untuk mulai menyusun SOP Anda yang sebenarnya. Mulailah dengan membuat kerangka tentang bagaimana strukturnya.—misalnya, sertakan bagian untuk “Peran & Tanggung Jawab” dan “Pelatihan & Dokumentasi”—lalu atur konten Anda ke dalam kerangka tersebut. Saat Anda membuat draf setiap bagian, pikirkan apa yang harus disertakan dalam setiap langkah dan konsistenlah dalam pemformatan Anda sehingga mudah dibaca.
Cara menyusun SOP (Standar Operasional Prosedur) meliputi beberapa tahap penting, yaitu:
- Identifikasi Tujuan: Tujuan dari penyusunan SOP harus jelas, yaitu untuk menentukan proses atau fungsi yang akan dibahas dalam SOP.
- Studi Kebutuhan: Melakukan studi terhadap proses atau fungsi yang akan dibahas dalam SOP, termasuk identifikasi masalah yang mungkin muncul dan mengumpulkan masukan dari staf yang terlibat dalam proses tersebut.
- Penyusunan Draft: Menyusun draft SOP yang menjelaskan secara rinci tentang proses atau fungsi yang dibahas, termasuk tahapan-tahapan yang harus dilakukan, tanggung jawab, dll.
- Review dan Validasi: Melakukan review dan validasi terhadap draft SOP dengan melibatkan staf yang terlibat dalam proses atau fungsi yang dibahas, serta manajer atau supervisi yang bertanggung jawab.
- Finalisasi dan Persetujuan: Melakukan finalisasi SOP dan mendapatkan persetujuan dari otoritas yang berwenang.
- Implementasi dan Evaluasi: Menerapkan SOP yang telah disetujui dan melakukan evaluasi terhadap implementasinya untuk menjamin efektivitas dan efisiensi proses atau fungsi yang dibahas dalam SOP.
- Revisi dan pembaharuan: SOP harus dievaluasi dan diperbarui secara berkala untuk menjamin bahwa SOP tersebut tetap relevan dan sesuai dengan perkembangan organisasi atau unit kerja yang bersangkutan.
Itu adalah beberapa tahap umum dalam proses penyusunan SOP, tetapi setiap organisasi atau unit kerja mungkin memiliki proses yang berbeda dan memerlukan tahap tambahan atau variasi.
Bentuk dan Persiapkan Dokumen SOP untuk Distribusi
Setelah konten ditulis, saatnya membentuk dan menyiapkan SOP untuk di edarkan. Anda sebaiknya mempertimbangkan kemudahan membaca dan aksesibilitas saat membentuk konten SOP, memilih ukuran dan jenis font yang tepat, tata letak halaman, dan skema warna.
Tergantung pada siapa yang akan menggunakan SOP, Anda mungkin juga perlu mempertimbangkan faktor lain seperti persyaratan tata bahasa (mis., untuk organisasi layanan kesehatan).
Setelah SOP terbentuk, Anda bisa membagikan SOP yang baru Anda kembangkan dengan mereka yang harus mengikuti aturan yang tertulis dalam SOP.
Latih Staf untuk Mengikuti SOP dengan Benar dan Konsisten
Setelah SOP Anda dibuat dan diformat dengan benar, saatnya untuk melatih staf tentang detailnya. Karyawan harus mendapatkan pelatihan yang tepat agar dapat menggunakan dan memahami SOP dengan benar.
Pelatihan reguler juga harus dilakukan sehingga setiap orang mengetahui perubahan dan agar karyawan tidak melupakan langkah atau prosedur penting.
Cara yang efektif untuk melakukannya adalah melalui permainan peran dan simulasi, yang memungkinkan setiap orang berlatih mengikuti instruksi secara menyeluruh.
Dengan menerapkan cara membuat Standar Operasional Prosedur dan berbagai pengetahuan di atas, Anda akan dapat meningkatkan produktivitas tim dan memastikan kualitas serta konsistensi keberhasilan suatu bisnis. Selanjutnya Anda bisa membaca contoh standar operasional prosedur yang bisa diterapkan di perusahaan