Sistem inventory adalah sistem yang digunakan untuk mengelola stok barang atau bahan baku yang digunakan dalam suatu proses produksi atau dijual kepada pelanggan. Tujuan utama dari sistem inventory adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki stok yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya dan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok, yang dapat menyebabkan biaya tambahan atau kehilangan peluang penjualan.
Sistem inventory dapat mencakup berbagai jenis barang, seperti bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, dan barang yang akan dijual kepada pelanggan. Sistem ini biasanya terdiri dari sistem pemantauan stok, sistem pesanan, dan sistem pembelian yang saling terkait. Sistem inventory juga dapat memasukkan faktor-faktor seperti lead time, biaya pembelian, dan biaya penyimpanan untuk membantu perusahaan menentukan kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli atau diproduksi.
Sistem inventory dapat dikelola secara manual dengan menggunakan buku catatan atau dengan menggunakan software komputer yang khusus, seperti aplikasi stock count yang lebih cepat dan akurat untuk menghitung inventory.
Software tersebut biasanya memiliki fitur-fitur seperti pemantauan stok secara real-time, reorder point, dan perencanaan produksi. Dengan menggunakan sistem inventory yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan stok barangnya, mengurangi biaya penyimpanan, dan memastikan bahwa pelanggan selalu mendapatkan barang yang diinginkan.
Komponen Utama Sistem Inventory
Sistem inventory biasanya terdiri dari beberapa komponen utama, yaitu:
1. Pemantauan Stok
Merupakan bagian dari sistem inventory yang bertugas untuk mencatat jumlah barang yang tersedia di gudang atau toko. Pemantauan stok dapat dilakukan secara manual dengan menggunakan buku catatan atau secara otomatis dengan menggunakan software komputer.
2. Sistem Pesanan
Merupakan bagian dari sistem inventory yang bertugas untuk mengelola pesanan pelanggan dan memastikan bahwa stok yang tersedia cukup untuk memenuhi pesanan tersebut. Sistem pesanan juga dapat mengirimkan notifikasi ke perusahaan untuk membeli barang tambahan apabila stok yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan.
3. Sistem Pembelian
Merupakan bagian dari sistem inventory yang bertugas untuk mengelola proses pembelian barang dari pemasok. Sistem pembelian biasanya mencakup pembuatan PO (Purchase Order), pengiriman PO ke pemasok, dan penerimaan barang yang dipesan.
4. Reorder Point
Merupakan jumlah stok minimum yang harus tersedia sebelum perusahaan harus memesan barang tambahan. Reorder point biasanya ditentukan berdasarkan lead time (waktu yang diperlukan untuk memesan barang dari pemasok) dan tingkat penjualan rata-rata.
5. Lead Time
Merupakan waktu yang diperlukan untuk memesan barang dari pemasok dan menerima barang tersebut di gudang perusahaan. Lead time biasanya dihitung sebagai jumlah hari kerja dari saat PO dikirimkan ke pemasok hingga barang diterima di gudang perusahaan.
6. Biaya Pembelian
Merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli barang dari pemasok. Biaya pembelian biasanya terdiri dari harga barang dan biaya pengiriman.
7. Biaya Penyimpanan
Merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menyimpan barang di gudang atau toko. Biaya penyimpanan biasanya terdiri dari biaya sewa gudang, biaya perawatan gudang, dan biaya tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengelola stok barang.
Faktor yang Mempengaruhi Sistem Inventory
Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi sistem inventory suatu perusahaan, diantaranya:
- Tingkat penjualan: tingkat penjualan merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam menentukan jumlah stok yang harus disimpan oleh perusahaan. Jika tingkat penjualan tinggi, maka perusahaan harus memastikan bahwa stok yang tersedia cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sebaliknya, jika tingkat penjualan rendah, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengurangi stok yang disimpan.
- Lead time: lead time merupakan waktu yang diperlukan untuk memesan barang dari pemasok dan menerima barang tersebut di gudang perusahaan. Faktor ini penting untuk dipertimbangkan dalam menentukan jumlah stok yang harus disimpan, terutama jika lead time cukup lama.
- Biaya pembelian: biaya pembelian merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli barang dari pemasok. Faktor ini penting untuk dipertimbangkan dalam menentukan jumlah stok yang harus disimpan, terutama jika biaya pembelian tinggi.
- Biaya penyimpanan: biaya penyimpanan merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menyimpan barang di gudang atau toko. Faktor ini penting untuk dipertimbangkan dalam menentukan jumlah stok yang harus disimpan, terutama jika biaya penyimpanan tinggi.
- Perubahan harga: perubahan harga dari pemasok atau pasar dapat mempengaruhi sistem inventory perusahaan. Jika harga barang naik, perusahaan mungkin akan mencoba untuk menyimpan stok yang lebih besar agar dapat membeli dengan harga yang lebih murah. Sebaliknya, jika harga barang turun, perusahaan mungkin akan lebih memilih untuk membeli barang tambahan dengan harga yang lebih murah.
- Kualitas barang: kualitas barang yang buruk dapat mempengaruhi sistem inventory perusahaan, terutama jika barang tersebut cepat rusak atau mudah mengalami kerusakan selama penyimpanan. Perusahaan mungkin akan mempertimbangkan untuk mengurangi stok yang disimpan jika kualitas barang buruk.
- Tingkat persediaan optimal: tingkat persediaan optimal adalah jumlah stok barang yang dianggap paling efisien bagi perusahaan. Tingkat persediaan optimal ini dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti tingkat permintaan pelanggan, lead time, dan biaya pembelian dan penyimpanan.
- Variabilitas permintaan: variabilitas permintaan adalah tingkat fluktuasi yang terjadi pada permintaan pelanggan. Permintaan yang bervariasi dapat mempengaruhi sistem inventory karena perusahaan perlu memiliki stok barang yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada saat permintaan tinggi, namun tidak boleh terlalu banyak stok barang yang tidak terpakai pada saat permintaan rendah.
- Pola produksi: pola produksi yang digunakan perusahaan juga dapat mempengaruhi sistem inventory. Misalnya, jika perusahaan menggunakan pola produksi just-in-time (JIT), maka perusahaan hanya akan memesan barang tambahan setelah barang tersebut dibutuhkan untuk produksi, sehingga stok barang yang tersedia akan lebih rendah.
Cara Mengelola Sistem Inventory
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengelola sistem inventory dengan efektif, diantaranya:
- Menentukan tingkat persediaan optimal: tingkat persediaan optimal adalah jumlah stok barang yang dianggap paling efisien bagi perusahaan. Tingkat persediaan optimal ini dapat ditentukan dengan menggunakan rumus seperti Economic Order Quantity (EOQ) atau rumus lainnya yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat permintaan pelanggan, lead time, dan biaya pembelian dan penyimpanan.
- Menetapkan reorder point: reorder point adalah jumlah stok minimum yang harus tersedia sebelum perusahaan harus memesan barang tambahan. Reorder point biasanya ditentukan berdasarkan lead time dan tingkat penjualan rata-rata.
- Menggunakan sistem pemantauan stok secara real-time: dengan menggunakan sistem pemantauan stok secara real-time, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok barang yang tersedia secara langsung dan mengambil tindakan yang diperlukan jika stok barang terlalu rendah atau terlalu tinggi.
- Menggunakan sistem pesanan dan pembelian yang terintegrasi: dengan menggunakan sistem pesanan dan pembelian yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau pesanan pelanggan dan membeli barang tambahan secara otomatis sesuai dengan reorder point yang telah ditentukan.
- Menggunakan pola produksi yang sesuai: perusahaan dapat memilih pola produksi yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya, seperti pola produksi just-in-time (JIT) atau pola produksi make-to-stock (MTS). Pola produksi yang sesuai dapat membantu perusahaan mengoptimalkan sistem inventorynya.
- Menetapkan sistem pemberitahuan stok: perusahaan dapat menetapkan sistem pemberitahuan stok yang memperingatkan pihak terkait apabila stok barang sudah mencapai reorder point atau jumlah stok minimum lainnya.
- Melakukan review teratur terhadap sistem inventory: perusahaan harus melakukan review teratur terhadap sistem inventorynya untuk memastikan bahwa sistem tersebut masih efektif dan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Review tersebut dapat dilakukan setiap bulan atau setiap tahun tergantung kebijakan perusahaan.
Untuk mengelola sistem inventory yang efektif, Anda dapat menggunakan software SAP Business One yang memiki pemantauan stok secara real-time sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan stok barangnya dan pelanggan akan mendapatkan barang yang diinginkannya. Demikian ulasan tentang sistem inventory, semoga bermanfaat.