Kita sudah sangat sering mendengar istilah Garbage in Garbage Out, Namun dari pengamatan kami, persiapan data untuk perpindahan ke sistem baru sering terlewatkan dan menjadi salah satu kendala yang fatal. Oleh sebab itu kami juga memasukkan hal ini sebagai bagian dari 8 kunci sukses implementasi sistem ERP.
Tidak sedikit proyek yang berakhir fatal karena masalah akurasi data, padahal sistem, SOP, dan penggunanya sudah siap.
Berdasarkan pengalaman kami melakukan implementasi ERP ulang dari suatu sistem, kecenderungan User adalah menyalahkan pihak yang membantu sebelumnya, entah itu Konsultan atau Developer, akan tetapi dalam banyak kasus ternyata data menjadi salah satu faktor utamanya.
Dalam beberapa industry misalnya ritel, persiapan perpindahan data (migrasi) dari sistem lama ke sistem baru, bisa menjadi tantangan tersendiri.
Contoh dari pengalaman kami adalah ritel dengan jumlah master data barang diatas 2 juta.
Bisa anda bayangkan memindahkan data sebanyak itu dan bagaimana validitas dari data tersebut?
Apakah semuanya dipindahkan? Atau hanya yang aktif? Bagaimana menentukan barang yang aktif?
Contoh lainnya saat kami melakukan implementasi ERP pada industri distribusi master data pelanggan bisa menjadi tantangan, misalnya diatas 30ribu pelanggan, apakah ada data yang berulang? 1 pelanggan sempat dibuatkan 2 kode pelanggan.
Biasanya pada saat pergantian sistem, pengguna juga memiliki harapan untuk memperbaiki kualitas datanya, atau menambahkan informasi tertentu untuk kebutuhan pelaporan mereka.
Misalnya data pelanggan yang ada saat ini tidak memiliki informasi kota lokasi pelanggan, sehingga sulit membuat laporan penjualan berdasarkan kota.
Untuk dapat menghasilkan laporan tersebut, maka data saat implementasi ERP harus dilengkapi pada saat dilakukan migrasi ke sistem baru. Bayangkan bagaimana melengkapi data kota untuk 30 ribu pelanggan.
Pada saat kita membicarakan perpindahan data saat proses implementasi ERP, tentu bukan hanya Master Data seperti barang, pelanggan, supplier tetapi juga bagaimana memindahkan saldo dari semuanya itu?
Misalnya saldo barang secara kuantitas dan nilai? Bagaimana saldo hutang dan piutang? Dan apakah transaksi yang sudah berjalan (history) juga ikut dipindahkan ke sistem baru?
Sekarang mungkin anda dapat membayangkan bahwa betapa pentingnya management data harus direncanakan dengan baik, dan sesegera mungkin.
Sebelum melakukan implementasi ERP, Kami biasanya membahas perpindahan data ini sejalan dengan diskusi bisnis proses, hal ini agar pengguna mempunyai waktu untuk menyiapkan data-datanya, dan melakukan koreksi yang dibutuhkan sebelum sistem baru berjalan.
Mengingat juga pekerjaan untuk perpindahan data (data migration) ini menyita waktu dan tenaga dari pengguna (users) maka perlu penjadwalan dan komitmen dari semua pihak, dimana biasanya tim yang membantu proyek juga masih melakukan pekerjaan operasional sehari-harinya.
Salah satu tip untuk memvalidasi data yang disiapkan oleh calon pengguna adalah dengan menggunakannya pada saat Training, dan juga Testing.
Dengan menggunakan data yang disiapkan oleh calon pengguna, pada saat Training dan Testing user akan dapat melakukan validasi sekaligus juga bisa membayangkan penggunaan sistemnya secara lebih nyata.
Menggunakan data yang disiapkan hanya pada saat tahap terakhir persiapan untuk Go Live sistem baru, akan sangat beresiko dan berakibat fatal.
Semoga anda tidak pernah melakukan hal ini.
7 point kunci lainnya yang berpengaruh pada kesuksesan implementasi ERP:
- Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
- Jebakan harapan / Ekspektasi
- Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
- Training
- Testing, testing dan testing
- Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
- Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off
