Kentungan menggunakan sistem ERP secara detail kami coba paparkan secara detail, keuntungan-keuntungan ini merupakan contoh kecil saja dan dipengaruhi juga oleh proses setiap perusahaan juga masing-masing industri bisa saja memiliki perbedaan.
1. Penghematan (Direct Saving Cost)
Keuntungan menggunakan sistem ERP yang paling sering diperdebatkan adalah bagian bagaimana menghitung penghematan/efisiensi yang didapat setelah menggunakan sistem ini dibanding sebelumnya. Menjadi sangat penting untuk kita dapat mencoba menghitung nilai yang didapat dari efisiensi dengan begitu return dari investasi sistem dapat diperkirakan diawal proyek.
beberapa contoh efisiensi menggunakan sistem ERP yang terintegrasi sebagai berikut:
a. Nilai inventori atau stok menjadi lebih rendah, sistem dapat memberikan informasi stok yang lebih akurat dan cepat. Dengan demikian stok level dapat diatur dengan lebih baik, apabila sebelumnya kita lebih memilih menumpuk barang untuk berjaga-jaga jika produksi menginginkan atau permintaan pelanggan naik kita tidak kehilangan sales. Dengan nilai stok yang sesuai dengan kebutuhan maka terjadi penghematan dari sisi keuangan yang biasa digunakan untuk membeli kelebihan stok barang. Penghematan ini juga dapat meningkatkan cash karena mendapatkan bunga, atau menekan biaya bunga dana bank yang biasa kita gunakan untuk membeli stok. Hal lain yang didapat dari menurunnya stok level, kita juga menghemat biaya gudang penyimpanan sehingga operasional gudang dapat menjadi lebih efisien, juga menghindari barang kadaluarsa (expired) untuk barang-barang tertentu karena terlalu lama penyimpannya.
b. Efisiensi Arus Kas (Cash Flow), dengan sistem ERP arus kas dapat menjadi lebih baik, sehingga kita dapat mengatur inflow dan outflow cash. Seperti memonitor Piutang (Accounts Receivable) dengan jalan meningkatan tingkat tagihan(collectibility) dari sebelumnya yang selalu rata-rata terlambat 10 hari dari jadwal (Payment Terms) menjadi lebih cepat, dengan begitu kita mendapatkan dana untuk membeli barang atau mendapatkan bunga dari dana yang selama ini tertahan 0leh pelanggan. Apabila kita menggunakan dana bank maka kita juga dapat menghemat bunga pinjaman dengan sangat signifikan.
c. Menghemat biaya operasional, dengan menggunakan sistem ERP kita pastinya dapat menghemat biaya operasional seperti pada contoh sebelumnya, menghemat biaya penyimpanan barang/gudang, menghemat biaya bunga untuk dana yang kita pinjam dari bank, dan yang tak kalah pentingnya dengan mendapatkan efektifitas dari proses didalam sistem maka akan menghasilkan penghematan juga dari sisi biaya tenaga kerja misalnya yang selama ini membutuhkan waktu lebih lama (Overtime) menjadi lebih cepat sehingga dapat menekan biaya lembur.
d. Menurunkan biaya komunikasi (Reduce Communication Cost), pada industri atau perusahaan yang memiliki lokasi yang terpisah-pisah akan sangat terbantu dengan sistem yang terintegrasi. Hal ini sangat membantu dalam melakukan konsolidasi data antar cabang, sehingga biaya koordinasi komunikasi dan waktu pengumpulan data menjadi lebih cepat.
e. Meningkatkan pendapatan (Increase Revenue), hal ini sering dianggap bukan akibat langsung dari keuntungan menggunakan sistem ERP. Dengan informasi yang lebih akurat dan cepat maka kita dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk pelanggan dengan lebih baik dan bereaksi lebih cepat terhadap suatu perubahan. Hal ini akan menghasilkan peningkatan pendapatan, selain itu pendapatan meningkat karena kita dapat meminimalisasi potensial sales yang selama ini hilang (loss of potential sales) karena permintaan tidak dapat dilayani yang disebabkan oleh ketidaktersediaan barang.
Sekali lagi besarnya keuntungan yang dapat didapat dengan menggunakan sistem ERP ini sangat bergantung kepada proses kerja dalam suatu perusahaan dan juga bisa sangat berbeda untuk setiap industri.
(Bersambung ke Keuntungan Menggunakan Sistem ERP Bag 3)