Kunci kedua dari 8 kunci sukses implementasi sistem ERP adalah mengenai ekspektasi. Dalam implementasi ERP, jebakan ekspektasi ini sering nya lebih terjadi sebagai ekspektasi yang berlebihan (over expectation).
Mari kita perhatikan kembali data dari Chaos Report, dimana sekitar 50% proyek implementasi ERP berakhir dengan status tantangan (challenges).
Dimana salah satu definisi challanges adalah, Fitur & Fungsi sistem baru tidak sesuai dengan harapan.
Baca juga: Kunci Pertama Implementasi ERP – Dukungan dari Manajemen Eksekutif
Pertanyaannya menjadi penting, apakah sebelum membeli sistem baru kita sudah mengetahui kebutuhan atau harapan yang kita inginkan?
Sangat penting bagi kita untuk mengetahui semua permasalahan yang ada dan harapan apa yang diinginkan jika nantinya membeli sistem IT.
Hal ini sangat penting karena tanpa harapan / ekspektasi yang jelas, biasanya akan berujung kepada kekecewaan.
Dalam hal ini biasanya pihak yang membangun sistem IT akan menjadi pihak yang disalahkan, padahal penerapan sistem baru bukan hanya melulu soal IT, namun juga mencakup perubahan bisnis proses, perubahan cara kerja tim dalam perusahaan, dan yang terakhir adalah soal teknikal IT. Ketiganya harus berjalan selaras.
Sebelum masuk ke penerapan IT lebih dalam, kita perlu melakukan diskresi, manakah yang menjadi kebutuhan dan manakah yang menjadi keinginan.
Jika perusahaan mampu mendefinisikan kebutuhannya, maka dengan mudah mereka akan menemukan solusinya.
Namun sebaliknya, jika sebuah perusahaan tidak tahu apa yang menjadi kebutuhannya, maka mereka akan terjebak pada apa yang mereka inginkan, sehingga meskipun mereka mendapatkan sesuatu, tidak akan menjawab kebutuhan mereka.
Jebakan Ekspektasi yang berlebihan karena keinginan bukan satu-satunya penyebab proyek bisa berjalan sangat penuh tantangan. Waktu adalah jebakan lainnya yang cukup berbahaya.
Kurangnya pemahaman dari sebuah proyek ERP (baik itu proyek implementasi SAP Business One, Oracle NetSuite, Microsoft Nav ataupun custom build seperti Odoo) sering menyebabkan manajement tingkat atas membuat keputusan sepihak dalam memutuskan jangka waktu proyek (Underestimating Project Complexity).
Hal ini dapat terlihat dari keinginan Manajemen yang ingin melakukan pelaksanaan dengan waktu singkat misalnya dengan berasumsi bahwa perusahaannya relative simple maka pelaksanaan sistem 6 bulan bisa dilakukan dengan 3 bulan saja.
Tentunya asumsi bisa benar bisa juga salah.
Adalah lebih baik jika hal ini didiskusikan detail dengan pihak yang membantu seperti konsultan ERP yang ingin digunakan.
Sayangnya konsultan ERP sering juga masuk kedalam jebakan ini.
Karena ingin mendapatkan suatu proyek maka permintaan koreksi proposal dari yang sebelumnya 6 bulan menjadi 3 bulan diterima agar bisa disetujui oleh manajemen atas.
Tentunya hal ini bisa menjadi penyebab mundur proyek dikemudian hari dari 3 bulan.
Daftarkan semua kebutuhan dari setiap departemen … KEBUTUHAN Bukan Keinginan.
Karena tidak ada aplikasi yang sempurna sampai saat ini, satu dan lainnya memilki kelebihan dan kekurangan masing-masing, yang jadi tantangan apakah yang sesuai dengan kebutuhan anda.
Apabila anda mencampur adukkan antara kebutuhan yang penting dengan keinginan yang bisa jadi tidak terlalu penting (nice to have) kemungkinan besar proyek anda akan berakhir dengan penuh tantangan (challenges).
7 point kunci lainnya yang berpengaruh pada kesuksesan implementasi ERP:
- Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
- Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
- Manajemen persiapan data
- Training
- Testing, testing dan testing
- Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
- Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off
