(Majalah Ritel Indonesia – Ed September 2014)
Andy Djojo Budiman
Co-founder & Partner STEM – SAP Partner (www.sterling-team.com)
Salah satu teman di komunitas bercerita bahwa dia merasa kesal dengan salah satu perusahaan perusahaan penyedia aplikasi/software. Dia mengatakan bahwa aplikasi yang dibelinya dengan harga mahal ternyata tidak dapat dipakai.
Problem di atas pasti juga sering Anda dengar. Banyak pebisnis kecewa dengan perusahaan penyedia software dan sebaliknya pihak pembuat juga merasa bahwa keinginan pebisnis sering berubah-ubah.
Untuk itu saya merasa perlu memberikan edukasi kepada para pembaca agar tidak mengalami masalah yang sama ketika akan membuat sistem software untuk perusahaan Anda.
Semua perusahaan khususnya perusahaan ritel di Indonesia memerlukan software yang terintegrasi agar dapat membantu memperlancar semua kegiatan bisnisnya. Namun hingga saat ini belum semua pebisnis sadar untuk membangun sistem terpadu yang didukung dengan software. Padahal dengan software yang terintegrasi, maka perusahaan akan dapat menjalankan sistem yang diinginkannya dengan benar.
Saat ini tidak sedikit perusahaan ritel salah dalam memilih software. Ini semua diakibatkan pemahaman yang salah tentang sistem dan software. Mereka menganggap bahwa sistem adalah software. Ujung-ujungnya software yang sudah dibeli tidak digunakan karena dianggap tidak dapat membantu, justru merepotkan. Dengan membeli suatu software perusahaan mengganggap otomatis akan dapat mengunakannya padahal bicara mengenai penggunaan suatu software meliputi software itu sendiri, standard operasi dalam perusahaan dan juga pengguna yang akan menggunakan software tersebut. Kombinasi yang baik dari ketiga hal diatas baru akan mendapatkan hasil yang maksimal dari proses pembelian suatu software.
Berbicara tentang sistem software, Anda pasti pernah mendengar istilah ERP sistem. ERP (Enterprise Resource Planning). Dulu ERP ‘dipahami’ hanya seperti software accounting Namun saat ini ERP telah mengalami penyempurnaan yang luar biasa, yaitu dengan dimasukkannya aspek-aspek lain diluar accounting, seperti: produksi, pembelian, penjualan, HRD, payroll, pajak, dan lain-lain .Prinsipnya ERP memungkinkan Anda mengintegrasikan pekerjaan/aktivitas perusahaan dalam satu wadah, sehingga basis data yang sebelumnya terpisah-pisah menjadi satu dikarenakan sistem yang terintegrasi.
ERP merupakan salah satu jawaban untuk kebutuhan pebisnis ritel. Dengan memahami keuntungan-keuntungan yang ada dalam sistem ERP, diharapkan ERP bisa diimplementasikan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Karena itu dalam implementasi sistem ERP diperlukan perencanaan yang matang pada tiap tahapannya.Tiap langkah membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang karenanya detail tiap langkah harus benar-benar diperhatikan.
Berikut ini langkah-langkah yang diperlukan dalam proyek ERP implementasi :
1. Mengerti kebutuhan perusahaan untuk Sistem.
Sebelum memutuskan untuk membeli suatu sistem, penting untuk perusahaan mengerti apa sebenarnya kesulitan/tantangan yang dihadapi sehingga membutuhkan suatu sistem atau mengganti sistem lama.
hal utama yang harus dipikirkan adalah: Apa target perusahaan dan pengguna (user) dari penggantian sistem ini?
a. Tantangan Saat ini
Misalnya: kesulitan mengetahui status stok akhir, saldo piutang sehingga membutuhkan sistem yang dapat memberikan laporan secara uptodate. Membutuhkan sistem yang terintegrasi sehingga mempercepat pelaporan.
b. Tantangan Masa Depan
Selain kesulitan yang dihadapi saat ini, penting untuk perusahan memikirkan tantangan operasional dimasa depan sejalan dengan Strategy Perusahan dengan harapan dapat terbantu dengan sistem yang baru.
Tanpa memiliki alasan yang jelas, sering perusahaan kesulitan pada saat proses pemilihan software yang akan dibeli/dibuat yang berakibat software yang dibeli/dibuat pada akhirnya tidak memenuhi harapan awal.
Tips dalam menentukan kebutuhan perusahaan adalah focus kepada kebutuhan-kebutuhan yang penting (must have) bukannya untuk memenuhi keinginan-keinginan pengguna (nice to have). Apabila kita tidak dapat menentukan prioritas kita akan terjebak dalam mempunyai daftar keinginan panjang yang akhirnya kesulitan untuk mencari sistem yang dapat menyediakan semua keinginan-keinginan tersebut.
2. Pemilihan ERP sistem (Software Selection)
Sebelum memulai proyek, perlu diputuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan? Beberapa pertimbangan dalam tahap ini adalah: (a) Apakah Anda akan membuat (custom made) atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar? Keuntungan dari membuat sistem sendiri adalah sangat sesuai dengan keinginan perusahaan dan pengguna, namun kerugiannya kadang terlalu mengikuti keinginan pengguna sehingga sistem tidak pernah selesai dalam proses pembuatannya. Sedangkan membeli sistem ERP yang sudah tersedia lebih menghemat waktu karena tidak memerlukan waktu untuk membuat, dengan adanya fungsi-fungsi yang sudah tersedia perusahaan dapat belajar dari apa yang dilakukan perusahaan lain (best practice). Namun kekurangan dari membeli sistem ERP yang sudah tersedia adalah tidak semua sistem dapat di modifikasi mengikuti keinginan pengguna.
(b) Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah Anda akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional? (kelebihan dan kekurangan dua pilihan dari pertanyaan tersebut)
Penentuan vendor local atau internasional lebih kepada bagaimana aplikasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan hal-hal yang berhubungan dengan kondisi local misalnya peraturan pemerintah. Salah satu factor misalnya pertimbangan untuk membeli modul HRD khususnya perpajakan dimana cara penghitungan pajak sering berubah, umumnya vendor local lebih memahami tentang peraturan tersebut sehingga dapat menyediakan solusi yang lebih baik. Sedangkan vendor international karena memiliki pengalaman menyediakan fungsi-fungsi di berbagai macam Negara lebih sering dapat menyediakan fungsi yang lebih lengkap.
Pertanyaan tersebut tidak mudah, dalam mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Kami sering melihat kegagalan penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini dikarenakan calon pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka inginkan dari sistem ERP. Di lain sisi konsultan ERP sering tidak tepat menangkap keinginan dari perusahaan atau pengguna, seakan-akan dengan menggunakan sistem ERP yang baru maka segala persoalan/tantangan yang terjadi selama ini dapat diselesaikan oleh sistem ERP. Karenanya sebelum menentukan sistem ERP yang akan digunakan kita benar-benar harus memikirkan langkah sebelumnya sistemDengan memikirkan dengan seksama kebutuhan perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam memilih sistem ERP. Pada fase ini Anda melihat bagaimana pentingnya menentukan ekspektasi dari perusahaan dan pengguna setelah penggunaan sistem baru.
3. Pemilihan Vendor/Partner
Pada umumnya perusahaan memerlukan bantuan pihak luar (konsultan) dalam melakukan implementasi sistem ERP. Pertanyaan yang sering muncul adalah: Apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya internal atau menggunakan konsultan dari pihak luar perusahaan?
Untuk memilih partner, pastikan konsultan ERP tersebut menguasai produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat di lakukan dengan cara interview dengan tim yang atau mencari informasi pengalaman dari tim dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.
Selain itu, pastikan konsultan tersebut mengerti industri dari perusahaan Anda, misalnya konsultan yang selama ini menangani perusahan bank atau finansial, kemungkinan tidak memahami proses bisnis ritel. Dengan demikian rasanya kurang bijaksana memilih konsultan yang tidak memahami industri anda, karena biasanya mereka tidak mengerti apa yang menjadi tantangan industri anda, sehingga tidak jarang mereka akan menemui kesulitan untuk memberikan rekomendasi.
Selain pengalaman dalam industry yang sama, penting juga consultant memahami kebutuhan industry secara local Indonesia, misal: di dalam dunia retail kita mengenal cara berbisnis konsinyasi yang mungkin agak berbeda dengan Negara lain.
Dengan memilih konsultan yang memahami industry dan kebutuhan local maka memungkinan proses diskusi dan implementasi menjadi lebih lancar dan konsulant yang memahami industry anda dapat memberikan masukan hal-hal yang dilakukan oleh perusahaan lain (standard industry)
4. Implementasi Proyek
Setelah tahap tahap-tahap diatas, selanjutnya adalah melakukan implementasi proyek untuk mengimplementasi sistem yang kita putuskan untuk digunakan dengan bantuan vendor guna mencapai target yang kita ingini.
Setelah 3 langkah pertama dengan baik, bukan merupakan jaminan bahwa implementasi sistem pasti berhasil, karena proses implementasi sistem ERP rata-rata dapat memakan waktu 3-6 bulan, tentunya ini sangat tergantung kepada jumlah pengguna yang akan menggunakan, kompleksitas bisnis proses yang ada. Berikut langkah-langkah yang dilakukan
(a) Persiapan Proyek yang antara lain meliputi penjadwalan, alokasi sumber daya, persiapan organisasi (b) Diskusi penentuan scope, penentuan proses yang saat ini berjalan dan perbaikan proses yang akan dijalankan setelah sistem digunakan (c) Pengerjaan atau realisasi, meliputi konfigurasi sistem untuk sistem yang sudah siap atau proses pembuatan untuk sistem custom made, pembuatan laporan (d) Persiapan sebelum sistem baru go live, meliputi persiapan user manual, testing, traning, persiapan data-data untuk sistem live (e) Sistem go live, dan prosedur support setelah sistem baru berjalan.
Tips dalam melakukan proses implementasi agar dapat berjalan lancar:
1. Komitment dari pihak management, untuk mendukung proyek ini, dengan demikian maka perusahaan akan mengalokasikan sumber daya terbaik untuk mendukung proses implementasi.
2. Komitment dari pengguna untuk menyediakan waktu dan tenaga, karena didalam proses implementasi sangat tergantung kepada pengguna, seperti apa diperlukan pada sistem yang baru, pada saat training, testing. Sering proses implementasi dipersepsikan sebagai tugas team Teknologi Informasi, sehingga departemen lain kurang dilibatkan, hal ini berakibat sistem yang dibeli/disiapkan tidak sejalan dengan kondisi tiap departemen terkait.
3. Persiapan data, persiapan data sering menjadi sesuatu yang luput dari perhatian, padahal dalam dunia ritel, data menjadi sesuatu yang harus menjadi perhatian khusus, selain jumlah data yang besar misalnya industry fashion bisa mencapai ratusan ribu item, maupun data seperti harga jual yang sering berubah. Karenanya persiapan data yang akan digunakan dalam sistem baru membutuhkan tim khusus agar pada saat perpindahan data mendapatkan akurasi/kualitas data yang baik.
Dengan menjalankan tahapan-tahapan di atas, diharapkan Anda bisa membangun sistem ERP dengan tepat sesuai dengan kebutuhan. Ini juga berarti investasi yang ditanamkan untuk membangun sistem ERP tidak akan sia-sia dan kedepannya akan membuat perusahaan Anda semakin berkembang dengan lebih baik.
Selamat mencoba dan sukses untuk Anda.
Tidak ada rumusan pasti dalam menentukan/memutuskan pembelian suatu sistem. Beberapa tips umum.
1. Tidak selalu semua ritel membutuhkan sistem yang terintegrasi, misalnya apabila baru memiliki 1 atau 2 toko, bisa saja sistem POS masih terpisah dengan sistem akuntansi, tentunya hal ini juga harus melihat dengan jumlah transaksi yang terjadi setiap harinya. Apabila setiap toko memiliki lebih dari 50 atau 100 transaksi mungkin bisa mempertimbangkan memilih sistem POS dan Akutansi yang terintegrasi
2. Penggunaan Sistem yang terintegrasi dan digunakan oleh semua department tentunya memerlukan pemeliharaan sistem yang lebih dibanding sistem yang tidak terintegrasi. Karena apabila sistem tersebut bermasalah maka seluruh operasional perusahaan bisa terganggu. Karena itu umumnya perusahaan memiliki department Teknologi informasi untuk melakukan pemeliharaan sistem seperti backup data rutin, pengaturan akses sistem.
3. Mengingat tantangan operasional semakin tinggi didalam dunia ritel, umumnya riteler kecil lebih baik menggunakan sistem yang tersedia dibanding membuat sistem sendiri sehingga riteler dapat focus kepada bisnis ritel dibanding memikirkan soal membuat sistem, juga dengan membeli sistem yang sudah tersedia kita dapat belajar langsung cara retailer lain beroperasi. Sedangkan untuk perusahaan besar skala nasional atau global biasanya sulit mendapatkan satu sistem yang dapat memenuhi kebutuhannya, sehingga kombinasi dari pembelian sistem tertentu dan membuat sistem lainnya sering menjadi opsi yang baik. Misalnya untuk sistem akutansi mereka menggunakan sistem yang sudah tersedia, namun untuk sistem POS mereka dibuat sendiri oleh tim technologi informasi agar mudah disesuaikan dengan permintaaan pengguna
4. Persiapan infrastruktur dan perangkat keras/hardware terutama melihat kondisi jaringan (bandwidth) Indonesia terutama untuk ritel yang memiliki jaringan toko dengan jumlah toko yang banyak dan terdistribusi seluruh Indonesia, persiapan infrastruktur jaringan juga dengan mempertimbangkan jumlah data yang biasanya lebih banyak dalam industry ritel.