Implementasi ERP memerlukan dukungan dari manajemen level atas, hal ini dikarenakan implementasi sistem ERP yang mencakup semua departemen dalam suatu organisasi/perusahaan akan menyebabkan keterkaitan antar departemen tersebut.
Ini merupakan kunci pertama dari 8 kunci sukses implementasi sistem ERP .
Keputusan yang diambil untuk satu departemen akan berhubungan dengan departemen lainnya dan bisa jadi saling bertolak belakang sehingga membutuhkan koordinasi dari manajemen atas.
Bukan hanya koordinasi, seringnya terjadi perubahan proses bisnis dan/atau kebijakan, yang disebabkan oleh penerapan sistem baru.
Umumnya seperti departemen Sales membutuhkan flexibilitas, namun Keuangan dan Akuntansi membutuhkan pengendalian / pengawasan (control).
Tentunya tanpa support dari manajemen level atas, akan sulit mengambil keputusan-keputusan untuk kepentingan perusahaan, akan tetapi lebih kepada kepentingan departemen yang pada akhirnya menyebabkan proyek tidak dapat berjalan karena kebutuhan yang berbeda-beda tidak dapat dicari jalan keluarnya.
Kesalahan dalam Implementasi ERP
1. Menempatkan Manajer MIS/IT sebagai Proyek Manajer.
Hal ini kelihatannya merupakan keputusan yang sangat logis. Banyak yang masih beranggapan, untuk mengganti sistem informasi atau departemen IT adalah pihak yang paling kompeten.
Bukan maksud kami menganggap rendah departemen IT, dan menganggap tidak mampu. namun berdasarkan pengalaman kami saat membantu customer dalam implementasi SAP Business One, ataupun implementasi ERP berskala besar seperti SAP All-in-One dan Oracle E-Business Suite, ada beberapa faktor penting agar berhasil:
- Perubahan sistem informasi itu sendiri, baik perangkat lunak, perangkat keras, sistem jaringan, operating system.
- Bisnis Proses atau Standar Operasional Prosedur (SOP) yang kemungkinan besar akan berubah, termaksud didalamnya peran dan tanggung jawab (roles and responsibilities) dari masing- masing pengguna yang bisa jadi berubah.
- Pengguna akan melakukan penyesuaian baik secara aplikasi dan juga secara bisnis proses yang baru.
- Terakhir yang tidak kalah penting dan sering terlewatkan adalah bagaimana proses migrasi data yang ada saat ini ke sistem baru.
Jika kita perhatikan, 3 dari 4 faktor diatas merupakan hal di luar wewenang departemen MIS (Management Information System)/IT. Karena itu apabila manajer MIS/IT ditempatkan sebagai proyek manajer akan menimbulkan masalah saat implementasi ERP.
Proyek manajer misalnya tidak bisa mengambil keputusan yang berhubungan dengan bisnis proses maupun keputusan mengenai kebijakan.
Terlebih lagi apabila saat ini secara Organisasi Perusahaan departemen MIS/IT merupakan bagian dari departemen Keuangan/Akuntansi, dimana hal ini masih umum terjadi pada perusahaan kecil dan menengah.
Karena itu penting sekali Eksekutif Manajemen melihat implementasi ERP sebagai sebuah proyek untuk seluruh perusahaan dan bukan proyek departemen IT/MIS (“NOT an IT Project”).
Walaupun hal ini kelihatannya simpel, akan tetapi sampai hari ini masih ada saja proyek yang digawangi oleh departemen IT/MIS.
Kami tidak pernah bosan memberikan masukan-masukan kepada rekan atau prospek.
Tidak jarang juga kami terpaksa harus menunda atau membatalkan proyek jika diharuskan berjalan dengan Proyek Manajer dari MIS/IT.
2. Menempatkan Manajer dari Departemen Lain sebagai Proyek Manajer.
Hal lain yang umum dilakukan adalah menempatkan departemen akuntansi sebagai Proyek Manajer, karena sehubungan pengawasan yang perlu dilakukan.
Hal ini mungkin tidak seburuk kelihatannya dibanding departemen MIS/IT sebagai pimpinan proyek.
Hanya seberapa netral dia sebagai Proyek Manajer bisa mengakomodasikan kebutuhan semua departemen, bukan hanya memikirkan departemen yang dibawahinya.
Melihat dari 2 kasus diatas, kandidat terbaik sebagai Proyek Manajer adalah GM (General Manager) atau dalam kasus perusahaan kecil menengah adalah pemilik perusahaan.
Sehingga secara politik semua tim dalam perusahaan akan mendukung aktifitas proyek.
Selain penempatan Project Manager, pemilihan Project Team juga sangat penting.
Manajemen tingkat atas juga harus memilih siapa saja yang akan ditempatkan sebagai tim proyek.
Karena kesibukan operasional sehari-hari, sering pemilihan ini berdasarkan kesibukan pekerjaan yang ada dibandingkan dengan peranannya dalam perusahaan.
Syarat dari tim yang terlibat harus mengerti operasional perusahaan sehari-hari, lalu juga mampu memikirkan perkembangan perusahaan kedepan. Terakhir, dapat berkomunikasi dengan baik.
3. Menempatkan orang baru sebagai tim proyek
Karena pengalaman nya dalam implementasi ERP ditempat lain, adalah salah satu asumsi yang paling berbahaya, sebab orang baru tersebut belum menguasai proses yang ada ditempat anda.
Masih banyak dukungan hal lainnya yang dibutuhkan dari manajemen tingkat atas dalam implementasi ERP, namun pemilihan proyek manajer dan tim proyek merupakan hal yang sangat penting.
Apabila hal ini salah maka pastinya berakibat kepada munculnya banyak tantangan dalam perjalanan proyek.
7 point kunci lainnya yang berpengaruh pada kesuksesan implementasi sistem ERP:
- Jebakan harapan / Ekspektasi
- Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
- Manajemen persiapan data
- Training
- Testing, testing dan testing
- Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
- Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off
