Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan cara yang efektif untuk menetapkan pedoman dan proses yang sesuai agar mendapatkan hasil dengan kualitas terbaik. Dari aturan keselamatan hingga layanan pelanggan, ada berbagai kegunaan SOP — mari kita telusuri 5 contoh Standar Operasional Prosedur yang dapat dipraktikkan.
1. Membangun Aturan Komunikasi
Perusahaan Anda harus memiliki aturan komunikasi yang memastikan semua anggota tim tetap up-to-date pada setiap perubahan atau keputusan yang dibuat. Hal ini dapat membantu meningkatkan transparansi, serta memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman dan bekerja untuk tujuan yang sama.
SOP yang efektif untuk komunikasi harus mencakup panduan tentang cara berkomunikasi secara internal, yang menunjukkan siapa saja yang harus diberi tahu tentang perubahan, kapan mereka harus diberi tahu, dan seberapa cepat respons email yang diharapkan.
Aturan komunikasi juga harus menjelaskan seberapa sering pertemuan perlu diadakan (harian, mingguan, dua mingguan, dll.) dan siapa yang diharapkan untuk hadir.
Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen seperti Slack atau Microsoft Teams agar anggota tim tetap terhubung. Hal ini memudahkan untuk melacak kemajuan dan memeriksa status pekerjaan.
Sistem manajemen tersebut juga dapat memberikan semua catatan komunikasi, yang memastikan transparansi dan menghemat waktu saat meninjau kembali keputusan masa lalu.
Menggunakan Standar Operasional Prosedur untuk komunikasi sangat membantu dalam menghemat operasional serta menjaga tim Anda pada saat yang sama.
2. Tulis Deskripsi Proses
Menulis deskripsi proses yang terperinci merupakan bagian penting dari proses SOP. Anda harus menyatakan dengan jelas tujuan dari setiap proses, kapan dan bagaimana menggunakannya, dari siapa, dan hasil apa yang dapat diharapkan.
Semua deskripsi proses harus mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan, serta aktivitas sebelumnya jika diperlukan. Saat Anda mendokumentasikan deskripsi proses, pertimbangkan untuk menyertakan bagan alur grafis atau tampilan visual untuk membantu memperjelas dan menyederhanakan proses.
Saat menulis deskripsi untuk suatu proses, Anda harus menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang dapat dipahami oleh semua anggota tim. Berfokuslah untuk menjelaskan langkah-langkah daripada memberikan petunjuk langkah demi langkah.
Saat Anda membuat tampilan visual, beri label dengan jelas untuk menghindari kebingungan dan sediakan area di dokumen Anda untuk catatan.
Terakhir, pastikan bahwa semua pemangku kepentingan meninjau dan menyepakati proses sebelum menerapkannya. Melakukan hal itu akan memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang aturan, dan akan membantu menciptakan lingkungan kesuksesan.
3. Mengotomatiskan Tugas dengan Teknologi
Contoh Standar Operasional Prosedur selanjutnya adalah Teknologi merupakan cara yang bagus untuk membantu menstandarkan alur kerja dan menyederhanakan tugas sehari-hari. Mengotomatiskan tugas dengan program perangkat lunak untuk menjalankan fungsi dasar dapat menghemat waktu dan uang sebab membuat proses menjadi lebih efisien.
Misalnya, tugas atau pekerjaan yang menggunakan program otomatisasi (seperti RPA UIPath) untuk mengirim email ke pelanggan berdasarkan preferensi masing-masing atau untuk melacak hari libur karyawan.
Dengan program otomatisasi, selain membantu mengurangi kesalahan, juga mampu memberikan data yang akurat untuk tujuan pelaporan.
Saat menerapkan otomatisasi dalam aktivitas bisnis Anda, penting untuk memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mendokumentasikan proses otomasi.
Misalnya, program yang dapat membantu mengotomatiskan pengiriman email, tetapi karyawan harus mengetahui kapan harus menggunakan program itu dan petunjuk khusus cara menggunakannya.
Dengan membuat kebijakan tentang kapan proses otomatisasi harus digunakan dan siapa yang memiliki akses ke sana, perusahaan dapat menerapkan teknologi sambil tetap mempertahankan kontrol dan akurasi data.
4. Mendefinisikan Tanggung Jawab dan Pelimpahan Wewenang
Standar Operasional Prosedur yang efektif dengan jelas menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan terkait tugas tersebut.
Ini membantu memastikan bahwa setiap orang memahami peran mereka masing-masing dan memperkuat tanggung jawab dengan batasan yang jelas. Dengan mendefinisikan tanggung jawab serta pelimpahan wewenang dalam setiap departemen atau tim, akan lebih mudah untuk menciptakan sistem yang kohesif dan efisien.
Saat menetapkan tanggung jawab dan mendelegasikan wewenang, penting untuk mempertimbangkan keahlian masing-masing individu dan memberikan tugas yang sesuai.
Saat menulis Standar Pperasional Prosedur, penting untuk menyertakan informasi tentang siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, seperti siapa yang bertanggung jawab untuk menerima permintaan, menegosiasikan kontrak, dan mengalokasikan sumber daya.
Selain itu, mendefinisikan pendelegasian wewenang membantu memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses tetap berkomitmen untuk mencapai tujuan tugas dengan cara yang efisien dan berkualitas tinggi.
Hal ini dapat dicapai dengan memberikan panduan yang menjelaskan aturan untuk meminta masukan atau umpan balik dari orang lain yang relevan didalam perusahaan.
5. Divisi Pemeriksaan Kendali Mutu
Penting untuk selalu memantau kualitas proses, prosedur, dan produk. Divisi kontrol kualitas harus ditetapkan yang memberikan jaminan bahwa produk sesuai dengan standar sebelum mencapai tujuan akhirnya.
Selain itu, memiliki catatan terperinci dapat membantu Anda mengidentifikasi area mana saja yang membutuhkan perbaikan atau masalah potensial yang dapat muncul di masa mendatang. Ini memastikan bahwa semua bagian yang terlibat dalam proses memiliki tingkat kualitas yang konsisten di seluruh fungsinya.
Standar Operasional Prosedur sangat penting bagi perusahaan yang ingin memantau divisi kontrol kualitas mereka dan menjaga agar proses tetap terkendali. Misalnya, perusahaan harus membuat dokumen yang menjelaskan pengujian bahan mentah, catatan pemeriksaan untuk produk jadi, dan pemeriksaan selama produksi.
Mereka harus memasukkan periode waktu pemeriksaan, kriteria lulus atau gagal, siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan (berdasarkan pekerjaan demi pekerjaan), dan kualifikasi terkait pekerjaan lainnya. Prosedur ini harus dikomunikasikan kepada karyawan secara teratur sehingga setiap orang mengetahui standar yang diharapkan dalam proses kendali mutu.
Demikian penjelasan tentang beberapa contoh Standar Operasional Prosedur yang mungkin bisa diterapkan di perusahaan Anda untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Dan jangan lupa untuk menggunakan program SAP Business One dari sterling-team.com untuk manajemen keuangan dan inventaris perusahaan.