Setelah melewati masa persiapan proyek dimana dukungan dari manajemen tingkat atas dan harapan apa saja yang akan didapat perusahaan dengan sistem ERP baru, kemungkinan besar proyek bisa berjalan dengan lancar.
Hal selanjutnya yang merupakan salah satu kunci sukses implementasi sistem ERP adalah diskusi mengenai bisnis proses yang ada diperusahaan anda.
Tujuan dari diskusi ini adalah agar pihak konsultan atau siapapun yang membantu anda dapat mengerti dengan persis apa yang terjadi saat ini, dan kebutuhan perusahaan kedepan.
Hal-hal penting yang harus diperhatikan pada saat merancang Blueprint:
Blueprint merupakan cetak biru dari bisnis proses yang ada dalam perusahaan, yang akan digunakan untuk mendesign dan membangun sistem ERP yang akan digunakan.
Tentukan jadwal untuk diskusi dengan pihak yang terkait
Misalnya untuk mendiskusikan proses pembelian, harus ada departemen pembelian dan juga akuntansi sebagai bagian pengawasan. Sering juga bagian gudang atau penerimaan barang diikut sertakan sehingga mereka dapat memahami pekerjaan dari bagian sebelumnya.
Dengan demikian apabila ada kendala secara operasional gudang dapat segera dikoordinasikan dan diselesaikan.
Karenanya penting untuk memiliki jadwal yang detail untuk topik yang akan didiskusikan dan bagian apa yang akan hadir dan siapa saja.
Diskusi blueprint harus melibatkan pihak-pihak terkait atau bisa berakibat fatal, misalnya hanya melibatkan pengguna yang melakukan admin padahal keputusan harus diambil oleh manajer pembelian.
Hal ini akan berakibat salahnya pengambilan keputusan atau proses yang dirancang dan didokumentasikan akan bebeda dengan kenyataannya.
Atau keputusan diambil sepihak oleh pihak pembelian, padahal pihak gudang memiliki kepentingan.
Contoh pihak pembelian melakukan negosiasi dengan supplier untuk dapat melakukan penerimanaan barang lebih dengan toleransi 10%, akan tetapi pihak gudang tidak mengetahui kebijakan tersebut.
Rapat formal adalah format yang terbaik untuk merancang Blueprint dari proses yang akan dibangun
Seiring dengan kesibukan pengguna dan manajemen, dalam beberapa implementasi ERP ada permintaan bahwa untuk membuat blueprint cukup dengan format interview pengguna, dan interview terpisah satu per satu.
Format ini sangat tidak efektif dan bisa menyesatkan, karena informasi dari satu bagian dengan bagian lainnya sulit dikonfrontasi langsung.
Sehingga menghabiskan banyak waktu dan sering terjadi miskomunikasi.
Belum lagi jika proses yang ada ingin diubah atau diperbaiki, akan sulit mencapai kata sepakat dalam waktu singkat.
Sekali lagi dibutuhkan komitmen bukan hanya dari manajemen tingkat atas tapi juga semua tim yang terlibat di proyek implementasi ERP.
Dokumentasi dari hasil diskusi menjadi cetak biru menjadi sangat penting,
Karena semua rancang bangun dan keputusan yang diambil harus didokumentasikan untuk digunakan pada aktifitas selanjutnya seperti testing sistem, atau apabila ada hal-hal yang kembali ditanyakan dapat langsung merujuk kepada keputusan yang sudah diambil.
Dokumentasi yang kurang lengkap dalam proses implementasi ERP akan berakibat kepada diskusi yang berulang-ulang dan hal ini bisa berakibat kepada keputusan yang berbeda-beda setiap kali mendiskusikan hal yang sama.
7 point kunci lainnya yang berpengaruh pada kesuksesan implementasi ERP:
- Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
- Jebakan harapan / Ekspektasi
- Manajemen persiapan data
- Training
- Testing, testing dan testing
- Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
- Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off
