Akhir Minggu lalu kami tanpa direncanakan berdiskusi dengan beberapa rekan, salah satu dari rekan diskusi mengutarakan mengenai keinginan dari perusahaan dimana mereka bekerja untuk mengganti sistem informasi yang ada saat ini dengan sistem ERP. Sepanjang diskusi yang menghabiskan sepanjang sore akhir pekan mengenai keuntungan yang akan didapat dengan menggunakan ERP sistem, rekan tersebut sering berargumentasi bahwa sistem yang ada saat ini juga dapat melakukan hal-hal yang kami utarakan sebagai keuntungan dari menggunakan ERP sistem.
Dengan perasaan agak jengkel, saya lalu nyeletuk kepada rekan yang ingin mengganti ERP sistem tersebut. Apabila kamu sudah mengerti keuntungan dari sistem ERP dan kamu merasa apa yang ditawarkan sudah kamu miliki saat ini dengan menggunakan sistem yang ada, lalu kenapa kamu harus berpikir untuk menggantinya?
Satu hal yang dia utarakan merupakan bahan pemikiran yang baik rasanya untuk dibagikan. Saat ini dia melihat industri dimana perusahaannya bekerja sedang bergerak menggunakan ERP sistem, selain itu dia juga melihat kompetitor-kompetitor terdekat mereka juga sudah dan sedang mengganti sistem lama mereka dengan ERP sistem. Karena itu dia merasa apakah dia juga harus mengikuti jejak lainnya agar tidak tertinggal. Lagipula sistem yang mereka gunakan saat ini sudah hampir 20 tahun digunakan, pada saat Personal Komputer baru mulai digunakan diperusahaan-perusahan.
Jadi sebenarnya apakah setiap perusahaan membutuhkan sistem ERP? atau untuk kasus diatas apakah perusahaan rekan saya itu membutuhkan sistem ERP baru untuk mengganti yang lama? Tidak mudah untuk menjawab pertanyaan ini, namun mungkin ada beberapa point yang dapat menjadi pertimbangan, hal-hal yang biasanya membuat perusahaan memutuskan untuk mengganti sistem yang ada dengan sistem ERP baru.
1. Sistem yang ada tidak mencukupi dalam mendukung operasional sehari-hari perusahaan, pada kondisi ini maka terlihat bahwa banyak terjadi kesulitan dalam kegiatan operasional. Biasanya sistem masih tidak mengintegrasikan proses operasional tiap bagian sehingga, masih banyak proses manual yang pada akhirnya menghambat operasional perusahaan. Menghambat bisa saja dalam bentuk secara internal seperti menghambat proses keluar masuk barang, sampai kepada menghambat proses pengambilan keputusan karena keterlambatan proses pelaporan. Secara external menghambat kegiatan operasional sehari-hari bisa saja berakibat kepada menurunnya service level kita kepada pelanggan karena tidak dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat pada saat mereka menanyakan status pemesanan / order mereka.
2. Rencana pengembangan perusahaan dimasa depan tidak dapat didukung oleh sistem yang ada saat ini, misalnya saat ini sistem dapat mendukung volume bisnis dari 1 pabrik, dan perusahaan akan membuka 2 pabrik lainnya pada 2 tahun depan. Kadang ekspansi perusahan ke bidang lain juga membuat sistem yang ada tidak dapat mendukung operasionalnya. contoh perusahaan garment berekspansi ke bisnis ritel.
3. Perubahan standardisasi operasional industri, membuat sistem lama tidak dapat digunakan lagi. contoh adalah dahulu penggunaan sistem barcode untuk industi ritel membuat banyak pengusaha ritel harus mengganti sistem mereka yang ada.
4. Peraturan dalam suatu daerah kadang juga membuat kita harus melihat apakah kita memerlukan suatu sistem yang dapat mengikuti. contoh biasanya di industri banking, pelaporan-pelaporan standard perbankan dari setiap negara membuat mereka harus memiliki sistem yang dapat mendukung.
dengan melihat beberapa point diatas, maka menjadi sangat penting sebelum memutuskan kita melihat kebutuhan dari sisi bisnis, sehingga pada saat kita memutuskan untuk mengganti sistem yang ada, kita mengetahui dengan persis apa yang kita harapkan dari sistem yang baru.
Tanpa mengetahui dengan pasti alasan pembelian sistem ERP baru, maka setelah membeli dan menggunakan sistem baru tidak jarang kita sering mendengar. “ah sistem ERP baru ini sama saja seperti sistem yang lama”. semoga hal ini tidak terjadi..