Menguji kesiapan sistem ERP dan data bisa kita lakukan pada saat training dan khususnya testing, akan tetapi pertanyaan terakhir adalah apakah calon pengguna kita sudah siap?
Umumnya tidak semua calon pengguna (users) terlibat didalam proyek implementasi ERP. Misalnya ketika perusahaan anda ingin menggunakan SAP Business One, anda memiliki 100 calon pengguna sistem baru, mungkin hanya sekitar 20 orang yang akan terlibat dalam organisasi dan aktifitas proyek implementasi SAP Business One tersebut.
Baca juga: Kunci Keenam Testing Sistem ERP
Dengan demikian, 20 orang yang terlibat tersebut akan menjadi pengguna ahli anda dan sisanya menjadi pengguna biasa.
Pengguna ahli anda mungkin sudah siap menggunakan sistem ERP yang baru, karena mereka terlibat selama 3 atau mungkin 6 bulan atau tahunan, akan tetapi calon pengguna lainnya yang tidak terlibat langsung.
Bagaimana kita dapat yakin mereka sudah mengerti dan bisa menjalankan sistem baru dengan baik mulai hari pertama digunakan? Kesiapan user adalah salah satu kunci sukses implementasi sistem ERP.
TIPS:
Gunakan cara Train the Trainer (TTT), dimana calon pengguna ahli anda yang melakukan training sisa calon pengguna yang lain.
Dengan cara ini kita bisa melakukan validasi apakah tim ahli kita sudah siap. Hal ini juga akan membantu anda sehingga pada saat sistem berjalan anda tidak bergantung kepada konsultan atau siapapun yang membantu anda.
Bagaimana meyakinkan 80 orang calon pengguna anda apabila mereka hanya melewati tahap training?
Kami terus mengamati dan memikirkan hal ini dan sulit melakukan penilaian apakah calon user sudah siap untuk menggunakan sistem baru atau harus ditunda penggunaan sistem baru karena ternyata calon user belum siap?
Pada umumnya calon pengguna akan berkata KAMI SIAP, pada saat rapat-rapat menjelang pengambilan keputusan untuk tetap akan Go Live sesuai jadwal atau menunda karena kesiapan pengguna.
Berdasarkan pengalaman kami, calon pengguna yang menyatakan siap pada saat mulai menggunakan sistem, terus menerus membutuhkan bimbingan bahkan untuk hal-hal yang mudah.
Ternyata dari pengamatan selama proses implementasi ERP selama ini, kami mendapati bahwa calon pengguna merasa siap karena masih ada pihak konsultan misalnya yang bersiap pada saat-saat awal sistem digunakan.
Tentunya hal ini tidak kita inginkan. Bayangkan jika anda memiliki 100 user di 10 cabang, apakah kita harus menyiapkan 10 orang untuk menemani pengguna pada saat sistem baru digunakan? Bisa menjadi sangat tidak efisien.
TIPS:
Setelah mempelajari hal ini, kami mencoba cara agar dapat mengukur kesiapan calon pengguna dengan angka, agar menghindari kesalahan pengambilan keputusan.
Sehingga saat ini setiap calon pengguna setelah melakukan Training, akan kami Uji dalam bentuk soal-soal pertanyaan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sistem baru dan SOP baru.
Dengan demikian kita memiliki data mengenai kesiapan calon pengguna dengan lebih baik, sehingga keputusan untuk tetap memjalankan sistem baru atau menunda menjadi lebih bisa terukur.
Menunda karena kesiapan user, bisa kita gunakan kembali untuk melakukan training kembali dan menguji kembali.
Dengan demikian pada saat sistem baru mulai berjalan semua hal sudah pada tempat nya apakah sistem itu sendiri, SOP, Data, dan kesiapan pengguna.
Tentunya 8 tips yang berusaha kami bagikan tidak bisa menjamin proyek pergantian sistem MIS/IT khususnya sistem ERP anda akan langsung berhasil, tetapi setidaknya bisa membuat anda mempunyai pertimbangan dan perhatian lebih terhadap proyek tersebut.
Kami juga tidak berusaha menyederhanakan implementasi sistem ERP hanya dengan 8 tips ini, mengingat besar kecilnya perusahaan, kompleksitas bisnis proses, jumlah pengguna dan belum lagi budaya setiap perusahaan sangat berbeda satu dengan lainnya.
Ada perusahaan yang sangat mudah beradapatasi terhadap perubahan, tetapi juga tidak sedikit yang membutuhkan waktu dan energi yang besar untuk melakukan suatu perubahan.
Akhirnya, ada satu pertanyaan yang selalu mengganggu kami sebagai konsultan yang membantu implementasi sistem ERP.
Mengapa ada sebuah perusahaan yang dapat mengimplementasikan suatu ERP sistem dengan baik dan masuk kategori sukses menurut Chaos Report, akan tetapi perusahan lainnya yang sejenis, memiliki industry yang sama persis dan menggunakan ERP yang sama berakhir gagal tidak bisa digunakan sama sekali.
Kami berpendapat, budaya perusahaan lah yang pada akhirnya sangat memegang peranan penting dalam keberhasilan atau kegagalan implementasi sistem dimana salah satunya adalah bagaimana menangani perubahan (change management) yang terjadi pada saat proyek berjalan dan sistem baru digunakan.
Tentunya ada faktor lain seperti halnya peranan pihak yang membantu seperti konsultan yang tidak kalah penting.
Tidak semua konsultan cocok untuk semua perusahaan, seperti halnya kami PT. Sterling Tulus Cemerlang (www.sterling-team.com) saat ini tidak memahami industry perbankan.
Apabila kami dipercayakan untuk menangani pergantian sistem perbankan, kemungkinan kegagalannya akan menjadi lebih tinggi dibandingkan tim konsultan yang focus danberpengalaman kepada industry perbankan.
7 point kunci lainnya yang berpengaruh pada kesuksesan implementasi ERP System:
- Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
- Jebakan harapan / Ekspektasi
- Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
- Manajemen persiapan data
- Training
- Testing, testing dan testing
- Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off
