Kita sering mendengar suatu proyek aplikasi teknologi informasi yang dimulai tidak berakhir seperti yang diharapkan. kadang kita mendengar proyek ini tidak pernah selesai (Never Ending Project) setelah 2 tahun berjalan masih belum menunjukkan tanda-tanda akan berakhir, proyek lainnya berakhir dengan sistem baru yang berjalan tidak lancar.
Apabila dilakukan penelitian terhadap proyek-proyek diatas, Perusahaan pengguna pada umumnya mengutarakan keterbatasan aplikasi, ketidakmampuan konsultant menjadi penyebab proyek berakhir tidak memuaskan. Apakah selesai lebih lambat dari yang direncanakan atau sistem baru sama sekali tidak pernah digunakan (proyek dibatalkan)
Disisi lain pihak Konsultan yang membantu proyek mengutarakan bahwa pengguna, apakah tingkat manajemen, supervisor/penyelia, dan user tidak mencurahkan perhatian yang cukup untuk proyek, hanya team IT yang dilibatkan.
Menurut pendapat kami, pihak konsultan dan perusahaan pengguna memberikan alasan yang benar dari persepsi dan sisi masing-masing. Lalu apa yang salah? secara umum tidak ada yang salah melainkan terjadi perbedaan Harapan / Ekspektasi dari kedua belah pihak. Perbedaan ini tidak ditangani disepanjang proyek sehingga berakhir pada ketidakcocokan keduabelah pihak yang berujung kepada proyek yang terlunta-lunta.
Ekspetasi dari sisi pengguna bisa dari berbagai level, misalnya management level berharap dapat meningkatkan efisiens, level supervisor berharap dengan sistem yang baru dapat memonitor pekerjaan dengan lebih mudah dan cepat, akhirnya level pengguna/user menginginkan sistem yang lebih mudah dioperasikan. Pada kenyataannya Harapan dari setiap level pengguna ini bisa saja saling bertolak belakang.
Di sisi konsultan misalnya, harapan diletakan kepada jadwal proyek yang tepat waktu, data-data yang didapat dari pengguna akurat, semua level pengguna terlibat dalam proyek.
Kedua harapan yang berbeda diatas apabila tidak ditangani sepanjang proyek akan mengakibatkan konflik. misalnya Management berharap konsultan membantu mengenai masalah akurasi data, Management tidak terlibat dalam proyek sehingga konsultan tidak mengerti tujuan akhir proyek, tim sales konsultan memberikan janji yang terlalu tinggi (over promise) yang tidak bisa dipenuhi oleh tim konsulan, pengguna memiliki harapan semua masalah operasional akan dapat diselesaikan dengan sistem baru.
Karenanya menangani harapan/ekspektasi kedua pihak dan semua level sangat penting agar proyek berakhir sesuai harapan.
Sangat menarik. Terutama untuk konteks perusahaan yang mempunyai banyak cabang / toko.
Mungkin untuk sebuah grup perusahaan yang mempunyai banyak PT, sudah cukup jelas kalau implementasi bertahap dari 1 PT ke PT lainnya.
Tapi untuk sebuah company dengan 1 PT tetapi mempunyai banyak cabang / toko (seperti retailer atau distribusi consumer goods), apakah lebih baik bila go-live secara bigbang? Ataukah per cabang / toko?
Challenge terletak dalam hal backlog data cabang2 lain yang belum go-live bila dilakukan per cabang. Belum lagi masalah rekonsiliasi stok antar cabang yang statusnya in-transit.
Kalau bigbang, apakah IT support siap dalam support infrastruktur secara nasional? Terlebih bila aplikasi menggunakan infrastruktur offline hingga daerah2 yang relatif terpencil. Dan bagaimana dengan proses monthly closing mengingat data-data diinput oleh semua cabang secara bersamaan, mungkinkah accounting bisa meng-filter semua data dari semua cabang?
Welcome to ERP world, fiuhhh…