Langkah-langkah dalam Implementasi Sistem ERP (Bag 2)

Setelah melalui Langkah Pertama (memilih ERP produk/software), selanjutnya adalah melakukan pemilihan partner dalam melakukan implementasi. Pada umumnya perusahaan memerlukan bantuan pihak luar dalam melakukan implementasi ERP sistem, yang dalam hal ini bertindak sebagai Implementor atau Consultant untuk produk ERP yang akan kita gunakan.

Sering juga kami mendapatkan pertanyaan apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya internal perusahaan? atau selalu harus menggunakan konsultant dari pihak luar perusahaan. Semuanya sangat mungkin dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut.

Dalam proses implementasi ERP paling sedikit ada 3 perubahan yang terjadi.

1. Perubahan Teknologi

Penggunaan sistem baru tentu saja akan merubah adaptasi teknologi yang akan dipergunakan perusahaan, hal ini harus menjadi perhatian dengan melihat apakah team internal sudah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup dalam teknologi baru yang akan dipergunakan? misalnya perusahaan berencana menggunakan SAP sebagai sistem ERP baru, dan dari 5 team IT/MIS, tidak ada satu orangpun yang menguasai SAP maka perusahaan akan memerlukan bantuan pihak luar dalam proses implementasi.

2. Perubahan Bisnis Proses

Pada umumnya impementasi ERP sistem akan menyentuh hampir seluruh bagian/departemen, karena itu biasanya akan terjadi perubahan dari cara kerja operasional perusahaan (lihat bahasan mengenai apa itu ERP dan kegunaannya). Perubahan cara kerja / business proses kadang minimal, namun pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak.  Hal ini membuat perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan pihak luar yang akan membantu implementasi ERP hanya membantu sisi teknologi (point 1) atau perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu memperbaiki Bisnis Proses yang ada saat ini.

3. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)

Kedua perubahan di atas, terutama perubahan Bisnis Proses akan berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada akhirnya akan memaksa terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya sebelumnya masing-masing departmen hanya fokus kepada kepentingan departemen mereka masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua harus bekerja sebagai team dan harus memikirkan kepentingan perusahaan dibanding kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur dalam implementasi ERP sistem menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding perubahan lainnya, kadang apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat fatal. Contoh pihak pengguna/user tidak mendukung perubahan sistem karena dianggap lebih sulit digunakan.

Dengan melihat perubahan yang akan terjadi pada saat implementasi sistem ERP, maka setelah memilih produk ERP, perusahaan harus mempertimbangkan 3 hal diatas, apakah perusahaan dapat melakukan ke tiga perubahan di atas menggunakan sumberdaya internal atau membutuhkan bantuan pihak luar / konsultan.

Apabila kita membutuhkan bantuan konsultan, maka kita dengan jelas mengerti bantuan konsultan untuk bidang apa saja dari 3 bidang diatas. Langkah selanjutnya adalah proses seleksi konsultan. Proses seleksi konsultan menurut hemat kami tidak kalah penting dibanding seleksi ERP sistem. Pada studi-studi mengenai implementasi ERP yang gagal atau menghadapi banyak tantangan, biasanya pihak calon pengguna (client) adalah yang paling sering disebut sebagai alasan gagalnya implementasi seperti pihak managemen tidak mendukung implementasi, atau user yang tidak mendukung.

Namun berdasarkan pengalaman kami, pihak konsultan juga tidak jarang menjadi penyebab dari kegagalan implementasi. Detail dari penyebab kegagalan akan kami coba bagikan dalam bagian khusus. Tentunya dengan segala hormat kepada rekan-rekan konsultan, kami tidak bermaksud untuk menuduh apalagi menjelek-jelekkan siapapun, namun biarlah ini menjadi pelajaran agar kita sebagai konsultan dapat selalu belajar dari setiap proyek yang kita kerjakan.

Mengingat hal diatas berikut tips dari kami dalam memilih konsultan:

1. Pastikan konsultan ERP tersebut menguasai Produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat dilakukan dengan cara interview dengan team yang akan memimpin proyek, atau mencari informasi pengalaman dari team dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.

2. Pastikan konsultan tersebut mengerti industri dari perusahaan anda, misalnya konsultan yang selama ini menangani perusahan Bank atau finansial, kemungkinan tidak memahami proses retail bisnis anda. Dengan begitu rasanya kurang bijaksana memilih konsultan yang tidak memahami industri anda, karena biasanya mereka tidak mengerti apa yang menjadi tantangan industri anda, sehingga tidak jarang mereka akan menemui kesulitan untuk memberikan rekomendasi.

3. Komitmen perusahaan konsultan, apabila kedua point di atas sudah terpenuhi, pastikan anda dapat mendapatkan komitmen team konsultan yang anda interview akan terlibat didalam proyek.

4. Point berikut ini bisa valid atau sangat tergantung dari masing-masing konsultan. Kita harus benar-benar memikirkan dengan seksama apabila anda memilih produk ERP yang secara lokal hanya diwakili satu institusi. Kita harus melihat dengan seksama kelanjutan institusi tersebut, karena perusahaan akan berhubungan dengan konsultan dalam jangka waktu yang cukup lama, selama kita menggunakan aplikasi tersebut.

5. Karena hubungan dengan konsultan akan menjadi sangat lama, maka menjadi suatu hal yang penting untuk membangun hubungan baik secara institusi maupun personal dengan konsultan. Apabila kita merasakan suatu kendala, anda benar-benar harus mempertimbangkan pemilihan tersebut.

(berlanjut ke bagian 3 – Langkah-langkah implementasi ERP) tentang bagaimana proses implementasi ERP setelah memilih ERP produk dan memilih konsultan.